Leading Digital Projects

• Projektmanager:innen sind die treibende Kraft im digitalen Transformationsprozess und sollten die beteiligten Prozesse kennen, motiviert sein, mit den Projektbeteiligten zusammenzuarbeiten und sich zu vernetzen, und ein Bewusstsein f¨¹r die M?glichkeiten und Einschr?nkungen entwickeln, die sich aus dem Kontext des Projekts ergeben.
• Beginne mit dem Prozess: Verstehe den aktuellen Prozess und ¨¹berlege, wie er mit modernen digitalen M?glichkeiten verbessert werden kann. Versuche, wo immer m?glich, die Prozesse f¨¹r die beteiligten Akteure zu vereinfachen. Definiere den Zielprozess - strebe nach Vereinfachung und Standardisierung, wo immer es m?glich ist, um die Effizienz zu steigern.
• Stakeholder-Orientierung: Stelle sicher, dass du die Bed¨¹rfnisse der Prozesskunden und Stakeholder von Anfang an einbeziehst und verstehst.
• Informiere dich ¨¹ber die M?glichkeiten, die dir bei der Definition der Projektziele zur Verf¨¹gung stehen . Die M?glichkeiten sind spezifisch f¨¹r den jeweiligen Kontext und die bestehende Daten- und Systemlandschaft¡°. In etablierten Funktionen mit bestehenden Softwareplattformen (z. B. SAP, Lehranwendungen, eResearch) musst du mit den Plattformbetreibern zusammenarbeiten. In neuen oder sich entwickelnden Bereichen oder Organisationen musst du m?glicherweise neue digitale L?sungen einf¨¹hren und stehst vor einer ?Make or Buy¡°-Entscheidung.

Effektives Projektmanagement ist entscheidend f¨¹r den Erfolg.

• Bestimme einen Projektmanager:in, der/die sich mit den Kontexten und Prozessen auskennt. Fr¨¹here Erfahrungen in der Leitung von Projekten sind hilfreich.
• W?hle eine geeignete Projektmanagementmethode, die gut zu den Projektteilnehmern, den verf¨¹gbaren Ressourcen und den Erwartungen der Stakeholder passt: z.B. Wasserfall oder agil.
  • In der ETH-Verwaltung werden grosse und komplexe IT-Projekte in der Regel nach der Wasserfallmethode durchgef¨¹hrt. Die Informatikdienste haben einen Projektmanagementrahmen entwickelt, der auf der HERMES-Methode basiert.
  • In letzter Zeit r¨¹cken agile Projekte immer mehr in den Fokus. Die Akademischen Dienste und die Informatikdienste haben Agile in ihren Softwareentwicklungsprozess integriert.

Unterst¨¹tzung und Information:

• Die IT-Projektmanager-Community bietet Netzwerk- und Informationsveranstaltungen an. Kontaktiere den Community Lead, Lionel Rosenfeld, f¨¹r Informationen.
• Das Projektmanagement-Team der IT-Dienste kann eventuell Projektmanagement-Ressourcen zur Verf¨¹gung stellen.
• Der externe Schulungsanbieter Digicomp bietet Kurse zu Projektmanagementmethoden (einschliesslich externe Seite Agile und externe Seite HERMES), externe Seite Gesch?ftsanalyse und Requirements Engineering sowie externe Seite Prozessverbesserung an. Die Kurse sind deutschsprachig und kosten zwischen 1.000 CHF pro Schulungsteilnehmer und Schulungstag.

Vergewissere dich, dass du den End-to-End-Prozess (E2E), den du verbessern willst, gut verstehst, d.h. dass du den gesamten Prozess aus der Perspektive deiner Kunden und Stakeholder betrachtest; denke ¨¹ber die Grenzen deiner unmittelbaren Organisationseinheit hinaus.

Ein ?lokales¡° Prozessoptimierungsdenken birgt die Gefahr, dass Chancen zur B¨¹ndelung von Ressourcen verpasst werden oder dass es zu Redundanzen kommt. Im schlimmsten Fall kann die Optimierung von Prozessen ohne Ber¨¹cksichtigung des breiteren Kontexts die Prozessverbesserungsbem¨¹hungen in anderen Bereichen aktiv behindern oder Probleme im ?nachgelagerten¡° Prozess verursachen. Ausserdem erh?ht ein Mangel an ausreichendem Wissen ¨¹ber den Gesamtprozess die Risiken f¨¹r Datenschutz, Informationssicherheit und Qualit?t.

Einige n¨¹tzliche Schritte, die du unternehmen kannst:

Dokumentiere die aktuellen Prozesse mit Prozessdiagrammen.

Die Methode Business Process Modelling Notation 2.0 (BPMN2) ist ein Industriestandard zur Beschreibung und Modellierung von Prozessen. In den Verwaltungseinheiten der ETH werden h?ufig ?Swimlane¡°-Diagramme verwendet, die dieser Methode ?hneln.

Die ETH verf¨¹gt derzeit nicht ¨¹ber einen zentralen (unternehmensweiten) Prozess-Hub, aber die am h?ufigsten verwendeten Tools sind Lucidchart (verf¨¹gbar als Plug-in in ETH Confluence), Visio (Lizenz erh?ltlich ¨¹ber den IT Shop) und Microsoft Word oder PowerPoint.

Unterst¨¹tzung und Information:

In vielen Bereichen gibt es Mitarbeiter/innen, die f¨¹r die Prozessdokumentation zust?ndig sind. Sprich mit den zust?ndigen Mitarbeitern in deinem Bereich oder wende dich an die Projektmanager-Community der IT Services.

Digcomp bietet einen 2-t?gigen externe Seite BPMN2-Kurs an, der die Grundlagen der Methode behandelt.

?Verwalte alle relevanten Stakeholder f¨¹r das vorgeschlagene Projekt. Die Komplexit?t des erforderlichen Stakeholder-Management-Prozesses h?ngt von der Gr?sse und Komplexit?t des geplanten Projekts ab. Er kann von einem sehr einfachen Prozess f¨¹r kleine Projekte bis hin zu einer ausgekl¨¹gelten Projektorganisation f¨¹r grosse Projekte reichen. Langfristige Projekte erfordern eine kontinuierliche Einbindung der Stakeholder:innen.¡° SDownload trategie der ETH Z¨¹rich f¨¹r die digitale Transformation der Verwaltung

Welche Optionen f¨¹r deine digitale Transformation zur Verf¨¹gung stehen, h?ngt von deinem Kontext ab. Es ist wichtig, die Daten- und Systemlandschaft zu verstehen, in der deine Prozesse stattfinden. Einige Beispiele:

• ETHIS/SAP ist eine Drehscheibe f¨¹r viele Prozesse im Finanz- und Personalwesen. ?nderungen an SAP-Prozessen werden ¨¹ber das ETHIS-Programm verwaltet. F¨¹r weitere Informationen wende dich an CC SAP.
• Viele lehrbezogene Prozesse laufen ¨¹ber Applikationen, die von den Informatikdienste entwickelt oder betrieben werden und von denen einige im Rahmen des Projekts Digital ±Ø²©¹ÙÍø,±Ø²©ÌåÓý (DC) des Rektors modernisiert werden. Kontaktiere das DC-Programmteam f¨¹r weitere Informationen.
• In anderen Bereichen der Verwaltung spielen spezielle Software-Plattformen eine wichtige strategische Rolle. Beispiele hierf¨¹r sind:
  • die eResearch-Plattform des VPF (Kontaktinformationen findest du auf der Homepage der Plattform),
  • das Records Management System des Generalsekretariats (Kontaktdetails hier),
  • das Vertragsmanagementsystem im VPWW (Kontakt zum Stab Wissenstransfer und Wirtschaftsbeziehungen).

Wenn es keine bestehenden Plattformen gibt, kann es eine M?glichkeit geben, mit anderen Einheiten/Stakeholdern zusammenzuarbeiten, um eine gemeinsame Plattform zu schaffen. Ein Ziel des Ausschusses f¨¹r digitale Transformation ist es, die Einrichtung gemeinsamer Plattformen zu unterst¨¹tzen, um von Effizienzgewinnen zu profitieren. M?glicherweise stehen F?rdermittel zur Verf¨¹gung: Wenden Sie sich an das Digital Transformation Office, um weitere Informationen zu erhalten.

Wenn du die Einf¨¹hrung eines neuen Systems in Erw?gung ziehst, gibt es Vor- und Nachteile bei der Entscheidung, ob du es ?Make or Buy¡° willst.

?Buy¡°:

Der Kauf von Software f¨¹hrt in der Regel zu einem schnellen Einf¨¹hrungsprojekt, obwohl die Lizenz- und Betriebs-/Supportkosten langfristig hoch sein k?nnen.

• Wenden Sie sich an das Beschaffungsteam der IT-Abteilung, um Unterst¨¹tzung zu erhalten. Dies ist besonders wichtig, wenn die Beschaffungsregeln der Welthandelsorganisation (WTO) f¨¹r dein Projekt gelten.
• Dokumentiere deine Anforderungen und f¨¹hre eine erste Marktanalyse der verf¨¹gbaren Software durch. Das Young 'n' Rising Azubi-Team des IT-Dienstes kann gegen eine geringe Geb¨¹hr eine Analyse durchf¨¹hren. Wenn ?WTO¡°-Regeln gelten, ist es wichtig, eine enge Zusammenarbeit mit bestimmten Anbietern zu vermeiden.
• Wenn die bevorzugten L?sungen cloudbasiert sind, muss im Rahmen des Beschaffungsprozesses eine Cloud-Bewertung durchgef¨¹hrt werden. Weitere Informationen zu Cloud-Bewertungen findest du hier.

?Make¡°:

Die Entwicklung einer L?sung im eigenen Haus kann zu einer sehr ma?geschneiderten L?sung f¨¹hren, die jedoch mit h?heren Entwicklungskosten und einem l?ngeren Zeitrahmen verbunden ist. Zu ber¨¹cksichtigende Faktoren:

• Wer wird die Software entwickeln, warten und betreiben? Wie werden diese Ressourcen w?hrend des Lebenszyklus des Systems gesichert?
• Die Microsoft Power Platform wird immer mehr zu einer zentralen Verwaltungsplattform, aber Konzepte wie ?No Code¡°, ?Low Code¡° und ?Pro Code¡°-Entwicklung (bei denen es sich stark um Marketingbegriffe handelt) wurden in der Verwaltung noch nicht ¨¹bernommen, obwohl die IT-Abteilung diesen Ansatz untersucht. Die Lizenzierung der verschiedenen Komponenten der Plattform ist kompliziert und die ETH muss sich davor h¨¹ten, sich zu sehr zu verpflichten, sich zu binden und mit unvermeidlichen Lizenzerh?hungen konfrontiert zu werden.