ETH Zürich erhält Projektdaten des Nationalfonds neu via Schnittstelle

Der Schweizerische Nationalfonds SNF ist als nationale F?rderinstitution und F?rderer der Grundlagenforschung einer der wichtigsten F?rderer der Forschung an der ETH Z¨¹rich. Allein im letzten Jahr erhielten ETH-Forschende rund 300 neue Projekte bewilligt. F¨¹r jedes Projekt ben?tigen die Forscher einen neuen Fonds, zu dem Projektangaben geliefert und Vertragsunterlagen archiviert werden m¨¹ssen.

Ein neuer Projektfonds wird an der ETH Z¨¹rich jeweils automatisch mit den Angaben des SNF er?ffnet. Mit der neu eingerichteten Datenschnittstelle entf?llt nicht nur die Beantragung des Fonds f¨¹r die Forschenden, sondern sie finden auch die Bewilligungsunterlagen sowie die die erfassten Projektdaten rasch und online im ETH Informations- und Supportsystem ETHIS.

Aufwand reduziert

Um den Aufwand der Hochschule f¨¹r die Datenerfassung zu reduzieren, war es der ETH Z¨¹rich ein Anliegen, dass der SNF seine Datenbank f¨¹r die sogenannten ?beitragsverwaltenden Stellen? ?ffnet. Im Rahmen des Projektes ?Grants Management? hat die ETH Z¨¹rich im Dezember 2013 als erste Hochschule der Schweiz eine entsprechende Vereinbarung mit dem SNF erreicht.

Vereinbart wurde, dass die ETH via Schnittstelle alle Daten erhalten soll, die sie f¨¹r die finanzielle Verwaltung eines Projektes ben?tigt oder die der SNF ohnehin ver?ffentlicht - wie zum Beispiel Projekttitel, Beitragsempf?nger, F?rderh?he, Laufzeit und allgemeinverst?ndliches Abstract. Auch zentrale Dokumente wie Bewilligungen geh?ren dazu. Die Schnittstelle wurde seit Fr¨¹hjahr getestet und konnte nun rechtzeitig zur Herbst-Bewilligungsrunde des SNF in den Routinebetrieb gehen.

Dass die Kundenberater der Fondsbewirtschaftung nun t?glich Informationen zu neuen Projekten sowie ?nderungsmeldungen zu laufenden Projekten aus den SNF-Systemen holen k?nnen, vereinfacht auf Seiten der ETH nicht nur die Fondser?ffnung f¨¹r neue Grants und die Vertragsarchivierung, sondern erleichtert ¨¹berdies auch Aktualisierungen wie zum Beispiel Laufzeitverl?ngerungen.

Gelungene Zusammenarbeit

?Es war eine Menge Konzeptarbeit zu leisten, aber dank der hervorragenden Zusammenarbeit mit den Kollegen vom SNF und der kompetenten Unterst¨¹tzung durch die Informatikdienste sind wir sehr gut vorangekommen. Nun hoffen wir, dass auch die Forscher die administrative Entlastung sp¨¹ren und entsprechend wertsch?tzen. Meine Kollegen in der Fondsbewirtschaftung sind jedenfalls jetzt schon sehr gl¨¹cklich mit der neuen L?sung?, sagt Raffael Walter, der das Schnittstellenprojekt auf Seiten des ETH-Rechnungswesens betreut hat.

Alle vom SNF zu einem bestimmten Grant eingehenden Informationen und PDF-Dokumente werden bei der ETH Z¨¹rich als Teil der Fondsdaten gespeichert. Damit sind sie im zentralen System und k?nnen von den Beitragsempf?ngern oder deren Professorin oder Professor online via ETHIS abgerufen werden: Die Dokumente findet man im ETHIS eDossier Fonds, eine ?bersicht der erfassten Grant-Angaben im ETHIS-Bericht ?Grants & Contracts?.