Dokumente automatisch verarbeiten

Auch der Maschinenbauer M¨¹ller Martini ist mit diesen Herausforderungen konfrontiert. Eink?ufer Felix Willers beschreibt: ?Die Pr¨¹fung und das repetitive ?bernehmen von Daten einer Bestellbest?tigungen verursacht inzwischen viel mehr Aufwand, weil es als Folge z.B. vom Ukrainekrieg und COVID nun deutlich mehr Lieferengp?sse, Lieferverschiebungen und Preisanpassungen gibt. Diese m¨¹ssen wir in unseren Bestellungen, sowie in unseren Stammdaten, im SAP anpassen, um wiederum unsere internen sowie externen Kunden rechtzeitig zu informieren und unsere Daten im System aktuell zu halten.?

Eigene Datenbankstruktur und KI

Software, die verspricht Dokumente wie beispielsweise Rechnungen automatisch zu erfassen, ist nicht neu. Bislang arbeiten diese Systeme aber sehr h?ufig auf der Basis von Templates und Regeln. Dieser Ansatz funktioniert aber oft schlecht. Neue Technologien versprechen Abhilfe. Tim Beck, Mitbegr¨¹nder von BLP erkl?rt: ?Dank neuronaler Netze k?nnen wir komplett ohne Templates oder Regeln auch neue Dokumente gut erkennen. Insbesondere bei Tabellenpositionen ist dies ein entscheidender Durchbruch.? 

Aber: Nur weil eine KI versteht, was auf dem Dokument steht, heisst das noch nicht, dass der Prozess auch automatisiert werden kann. Beck weiter: ?Die Informationen auf den Dokumenten sehen h?ufig ganz anders aus, als im ERP. Eine Auftragsbest?tigung ¨¹ber 100,- CHF muss aber zu einer Bestellung ¨¹ber 110,- CHF mit 10,- CHF Rabatt passen.? Um das Problem zu l?sen hat BLP weitere neuronale Netze entwickelt, die diese ?bersetzung von Dokumenteninformationen zu ERP Daten beherrscht. Daf¨¹r hat BLP Digital eine eigene Datenbankstruktur geschrieben. Alle Daten werden daf¨¹r zun?chst aus den ERP-Systemen herausgezogen und in die BLP-Struktur eingelesen. Dies bringt einen entscheidenden Vorteil: Die KI kann ¨¹ber alle Kunden gleich trainiert werden, was deutlich bessere Ergebnisse liefert, da der KI mehr Daten zur Verf¨¹gung stehen.

In der Praxis sieht es dann so aus: Die BLP Software wird mit dem ERP-System der Kunden verbunden. Eingehende Dokumente von Kunden und Lieferanten werden direkt von der KI ausgelesen und mit den ERP Daten verglichen. Stimmt alles innerhalb eingestellter Toleranzgrenzen, wird das Dokument direkt abgeschlossen. Den Rest m¨¹ssen Mitarbeiter erledigen, f¨¹r die in der Browserl?sung von BLP personalisierte Dashboards und Workflows zur Verf¨¹gung stehen. Unter dem Strich sparen die Unternehmen damit enorm Zeit, verringern die Fehlerquellen und wirken dem Fachkr?ftemangel entgegen. Beck stellt klar: ?Zeitersparnis muss immer ¨¹ber den gesamten Prozess gemessen werden, also als Kombination aus Vollautomationsrate und Beschleunigung der Mitarbeiter bei Entscheidungen. Die reine Erkennungsquote greift dabei zu kurz.?

Entscheidende Fortschritte dank ETH-Entwicklung

Das k¨¹rzlich abgeschlossene Projekt mit der ETH und Innosuisse wurde initiiert, um das Lesen der Dokumente weiter zu verbessern. Forscher aus der Gruppe Information Management der ETH Z¨¹rich entwickelten einen Algorithmus, der alle OCR (optical character recognition) Zellen eines Dokuments als Input nutzt, dadurch Dokumentenstrukturen besser versteht und somit bei komplexeren Zusammenh?ngen bessere Ergebnisse liefert. So k?nnen zum Beispiel Tabellenzeilen, die sich ¨¹ber zwei oder mehr Seiten verteilen besser verstanden oder komplexe Preiskonditionen innerhalb einer Tabellenzeile besser interpretiert werden. Dadurch reduziert sich die manuelle Arbeit auf das Pr¨¹fen von Abweichungen, die vom Fachbereich auch weiterhin entschieden werden m¨¹ssen.

Von diesen Verbesserungen berichtet auch Felix Willers von M¨¹ller Martini: ?Nachdem wir im Mai 2023 mit den BLP "live" gegangen sind, sch?tzen wir aktuell unsere Zeitersparnis auf circa 40-45% im Tagesgesch?ft ein. Ziel ist es, f¨¹r die Kontrolle und das ?bertragen von Auftragsbest?tigungen sowie die Stammdatenpflege 70-80% an Zeit einzusparen. Dies hilft uns, den Fokus auf wertsch?pfende T?tigkeiten zu legen?. Die Software hilft, kontinuierlich Stammdaten zu verbessern. Dadurch wird die Zahl der Abweichungen reduziert, was zum gew¨¹nschten Effizienzziel f¨¹hren wird.

Vorreiter in der Automation von ERP-Prozessen

Dank der neuen Technologie hat BLP Digital ihr Produkt nochmals deutlich verbessert, was ein wachsender Kundenstamm best?tigt. Dieser reicht vom klassischen Schweizer KMU bis zu den gr?ssten Unternehmen dieses Landes. Zusammen mit diesen Kunden entwickelt BLP ihr Produkt laufend weiter und freut sich auf weitere interessierte Kunden.