Verfügbarer Betrag (Abweichung oder Saldo?)
Für die finanzielle Steuerung ihrer Einheit und ihrer Projekte ben?tigen Budgetverantwortliche eine verl?ssliche Antwort auf die Frage: ?Wie viel habe ich noch zur Verfügung??
Worin besteht der Unterschied zwischen ?Abweichung? und ?Saldo??
Die ?Abweichung? im ETHIS Projekt- sowie VB-Bericht zeigt die Differenz zwischen dem zur Verfügung stehenden Budget für die gesamte Projektlaufzeit (gem. Vertrag/Verfügung) und den seit Projektbeginn angefallenen Kosten (Ist). Die ?Abweichung? ist also der Betrag, der für die Restlaufzeit des Projektes gem?ss Vereinbarung noch verfügbar ist. Und zwar unabh?ngig davon, ob und welche Zahlungen (Erl?se) der Geldgeber bereits geleistet hat. Dies erm?glicht eine Projektsteuerung auch dann, wenn die Geldeing?nge sukzessive oder sehr sp?t eintreffen, was in der Mehrheit der Drittmittelprojekte der Fall ist.
Der ?Saldo? hingegen zeigt die tats?chlichen Zahlungseing?nge (Erl?se) abzüglich der angefallenen Kosten. Er orientiert sich an der ?Cash?-Sicht.
Das Kostenstellenbudget oder ein Zusatzbudget (z.B. ETH Grant) ist kein Zahlungseingang. Deshalb gibt es auf der Kostenstelle und PSPs mit Grundauftrags- oder Zusatzbudget ausschliesslich eine ?Abweichung?, keinen ?Saldo?.
?Wie viel habe ich noch zur Verfügung??
Je nach Finanzierungssituation entspricht der verfügbare Betrag der in den ETHIS Finanzberichten ausgewiesenen ?Abweichung? (Budget abzüglich Kosten) oder dem ?Saldo? (Zahlungseing?nge abzüglich Kosten). In den meisten F?llen ist die Abweichung massgeblich:
Auf dem PSP-Element werden Erl?se aus Forderungsmanagement verbucht, welche im Einzelpostenbericht als Gutschrift angezeigt werden. Zudem wird bei der Er?ffnung das zur Verfügung stehende Budget erfasst. Folglich ist sowohl der Saldo als auch die (Budget-)Abweichung als Information verfügbar.
Erkl?rung zu ?Saldo vs. Abweichung? siehe Grundlegendes.
Drittmittelprojekte in CHF
Saldo
W?hlen Sie im Einzelpostenbericht in der Selektionsmaske das gewünschte PSP-Element aus, geben Sie den Zeitraum (31.12.2018 bis zum gewünschten Datum) ein, danach aktualisieren und auf ?Anzeigen? klicken: *
Als Resultat werden alle Buchungen, welche seit Er?ffnung erfolgt sind, angezeigt. Stellen Sie sicher, dass die Box ?Inkl. Entgelte aus Forderungsmgmt.? angekreuzt ist. Am Ende der Liste in der gelben Zeile ist der aktuelle Saldo ersichtlich:
① Ohne Vorzeichen handelt es sich um einen negativen Saldo
② Das negative Vorzeichen bedeutet, dass es sich um einen positiven Saldo handelt
Abweichung
W?hlen Sie im Projektbericht in der Selektionsmaske das gewünschte PSP-Element in der Standardsicht aus und klicken Sie auf ?Anzeigen?:
In der Spalte Budget ist das bei der Er?ffnung hinterlegte Budget ersichtlich. Das Feld ?Abweichung? auf der Zeile ?Kostenverantwortung? zeigt die (Budget-)Abweichung (Budget minus Kosten) an. In diesem Beispiel ohne Vorzeichen eine positive (Budget-)Abweichung.
Das folgende Beispiel zeigt eine negative (Budget-)Abweichung.
Drittmittelprojekte in Fremdw?hrung
Budgets aus Vertr?gen in Fremdw?hrungen (FW; z.B. bei EU-Projekten und Forschungsvertr?gen mit ausl?ndischen Industriepartnern) werden zum Kurs des Vertragsdatums in CHF umgerechnet und als CHF-Budget auf einem PSP eingestellt. Diese Regelung gilt für alle Vertr?ge mit Vertragsdatum (Unterschrift des Geldgebers) ab 1.1.2019*. Verluste durch Kursschwankungen w?hrend der Laufzeit werden zentral getragen. Die Professur verfügt damit über eine hohe Finanzsicherheit unabh?ngig von W?hrungsschwankungen. Zahlungseing?nge des Geldgebers werden bei der PSP Schliessung zum Kurs des Vertragsdatums umgerechnet.
Saldo
Die Erl?se in FW werden im Einzelpostenbericht zum jeweiligen Tageskurs umgerechnet und verbucht. Zur Ermittlung des Saldos (reserverelevanter Betrag) müssen die Erl?se in FW sowie die Overhead-Abzüge manuell zum Budgetierungskurs in CHF umgerechnet werden.
*Trifft dies nicht zu, gehen Sie gem. ?1.1.1. Drittmittelprojekte in CHF? vor.
W?hlen Sie im Einzelpostenbericht in der Selektionsmaske das gewünschte PSP-Element aus, geben Sie den Zeitraum (ab Er?ffnungsdatum bis zum gewünschten Datum) ein, danach aktualisieren und auf ?Anzeigen? klicken: *
Als Resultat werden alle Buchungen, welche seit Er?ffnung erfolgt sind, angezeigt.
① Stellen Sie sicher, dass die Box ?Inkl. Entgelte aus Forderungsmgmt.? angekreuzt ist.
② Passen Sie anschliessend die Einstellungen an: Unter Spaltenauswahl die beiden Spalten hinzufügen.
Die hinzugefügten Spalten sind nun im Resultat ersichtlich:
Den Wechselkurs für die Umrechnung finden Sie auf dem Budgetbeleg (im eDossier abgelegt):
Zahlungseing?nge in FW (gem. Einzelpostenbericht): 3 x EUR 6'250 = EUR 18'750.00
* Fixierter Wechselkurs (gem. Budgetbeleg): 1.08656
= Zahlungseing?nge in CHF: CHF 20’373
./. Overhead (OH-Satz: 10% gem. Budgetbeleg): CHF 20'373.00 / 110 * 10 = CHF 1'852.10
./. Kosten in CHF (gem. Einzelpostenbericht): CHF 3'611.85
= Saldo in CHF: CHF 14'909.05
Abweichung
Zur Ermittlung der (Budget-)Abweichung gehen Sie gem. ?2.1.1. Drittmittelprojekte in CHF / Abweichung? vor.
Bei komplexen Projektstrukturen übernehmen die Hauptbeitragsempf?nger das Forderungsmanagement für alle untergeordneten PSPs. Diese PSPs erhalten keinen Erl?s, sondern ausschliesslich Budget. Der Erl?s ist nur auf dem PSP der/des Hauptbeitragsempf?ngerIn verbucht.
Saldo
Um hier einen Saldo zu erhalten, müssen alle PSPs zusammen ausgewertet werden (PSP mit Forderungsmanagement bzw. Erl?s und alle PSP die Kosten verursacht haben, welche diesem Erl?s gegenübergestellt werden sollen). In der Regel kann also der Saldo für das ganze Projekt nur durch den Hauptbeitragsempf?nger / die Hauptbeitragsempf?ngerin ermittelt werden.
W?hlen Sie im Einzelpostenbericht in der Selektionsmaske das SAP-Projekte sowie alle PSP-Elemente aus und geben Sie den Zeitraum (ab Er?ffnungsdatum bis zum gewünschten Datum) ein, danach aktualisieren und auf ?Anzeigen? klicken:
Gehen Sie weiter gem. ? 2.1.1 Drittmittelprojekte in CHF / Saldo? vor.
Abweichung
Gehen Sie gem. ?2.1.1. Drittmittelprojekte in CHF / Abweichung? vor.
Bei der Er?ffnung dieser PSP-Elemente wird kein Budget hinterlegt. Der Grund dafür ist, dass kein Vertrag mit einer klar definierten Vertragssumme besteht und bei der Er?ffnung die H?he der Erl?se nicht absch?tzbar ist. (z.B. Teilnehmergebühren für eine Konferenz, Studiengebühren für ein Weiterbildungsprogramm). Die Zahlungseing?nge werden im Projekt- sowie im VB-Bericht unter Erl?se angezeigt.
W?hlen Sie im Projektbericht in der Selektionsmaske das gewünschte PSP-Element in der Standardsicht aus und klicken Sie auf ?Anzeigen?:
Im Resultat sind unter Erl?se die Zahlungseing?nge ersichtlich. Das Feld ?Abweichung? auf der Zeile ?Kostenverantwortung? zeigt den Saldo (Erl?se minus Kosten) an - in diesem Bsp. ohne Vorzeichen einen positiven Saldo.
Das Feld ?Abweichung? auf der Zeile ?Kostenverantwortung? zeigt den Saldo an. In diesem Bsp. mit negativem Vorzeichen einen negativen Saldo.
Bsp. Er?ffnung vor 1.1.2019
Der Saldo per 31.12.2018 wurde bei der Umstellung auf refine als Budget erfasst. Die Zahlungseing?nge ab 1.1.2019 werden unter Erl?se angezeigt. Das Feld ?Abweichung? auf der Zeile ?Kostenverantwortung? zeigt den Saldo an. In diesem Bsp. ohne Vorzeichen einen positiven Saldo.
Von einem Schulleitungsmitglied zugesprochene Zusatzbudgets (z.B. ETH-Grants, Innovedum, Scientific Equipment)
Die im Projekt- und VB-Bericht angezeigte (Budget-)Abweichung liefert die Antwort auf die Frage, wie viel verfügbar ist. Ein Betrag in H?he der bewilligten Kosten wird als Budget (Budgetverschiebung) zur Verfügung gestellt. Auf dem PSP-Element erfolgt keine Erl?sverbuchung.
Bsp. mit positiver (Budget-)Abweichung
W?hlen Sie im Projektbericht in der Selektionsmaske das gewünschte PSP-Element in der Standardsicht aus und klicken Sie auf ?Anzeigen?:
In der Spalte Budget sind die zugesprochenen Mittel ersichtlich, aufgeteilt nach Personal- und Sachkostenbudget. Das Feld ?Abweichung? auf der Zeile ?Kostenverantwortung? zeigt wie viel noch verfügbar ist (Budget minus Kosten). In diesem Bsp. ohne Vorzeichen eine positive (Budget-) Abweichung.
Bsp. mit negativer (Budget-)Abweichung
In der Spalte Budget sind die zugesprochenen Mittel ersichtlich, aufgeteilt nach Personal- und Sachkostenbudget. Das Feld ?Abweichung? auf der Zeile ?Kostenverantwortung? zeigt wie viel noch verfügbar ist (Budget minus Kosten) . In diesem Bsp. mit Vorzeichen eine negative (Budget-)Abweichung.
Budget aus Reserve akademischer Einheit (1er-Projekte aus Forschungsreserve)
Das Budget wird im Rahmen der Er?ffnung von der Forschungsreserve (4er) auf das PSP-Element übertragen. Es erfolgt auf dem PSP-Element keine Erl?sverbuchung. Die im Projekt- und VB-Bericht angezeigte (Budget-)Abweichung liefert die Antwort auf die Frage, wie viel verfügbar ist. W?hlen Sie im Projektbericht in der Selektionsmaske das gewünschte PSP-Element in der Standardsicht aus und klicken Sie auf ?Anzeigen?:
In der Spalte ?Budget? ist das aus der Forschungsreserve übertragene Budget ersichtlich. Das Feld ?Abweichung? auf der Zeile ?Kostenverantwortung? zeigt, wie viel noch verfügbar ist (Budget minus Kosten). In diesem Bsp. ohne Vorzeichen eine positive (Budget-)Abweichung.
Kostenstelle / Erl?s-PSP
Kostenstellen werden j?hrlich mit Grundauftragsbudgets alimentiert und j?hrlich im Rahmen der Jahresabrechnung über die Forschungsreserven abgerechnet.
Die im Kostenstellen- und VB-Bericht angezeigte (Budget-)Abweichung liefert die Antwort auf die Frage, wie viel verfügbar ist.
Bsp. negative (Budget-)Abweichung
Bsp: positive (Budget-)Abweichung
Grundauftragsfinanzierte Projekte (1er)
Grundauftragsfinanzierte 1er-PSP-Elemente funktionieren analog zu den Kostenstellen. Die Grundauftragsbudgets werden j?hrlich eingestellt und die PSP-Elemente werden j?hrlich über die Forschungsreserven abgerechnet.
Der Projekt- oder VB-Bericht in der Standardsicht gibt Auskunft darüber, wie viel verfügbar ist. In der Spalte Budget sind die zugesprochenen Mittel ersichtlich, aufgeteilt nach Personal- und Sachkostenbudget. Das Feld ?Abweichung? auf der Zeile ?Kostenverantwortung? zeigt die (Budget-)Abweichung (Budget minus Kosten) an. In diesem Bsp. ohne Vorzeichen eine positive (Budget-)Abweichung.
Der Budgetverschiebungsbericht sowie der VB-Bericht (Standardsicht) zeigt, wie vel verfügbar ist. Im Budgetverschiebungsbericht k?nnen zus?tzlich die Bewegungen abgerufen werden.
Wichtig bezüglich Vorzeichen: Im Budgetverschiebungsbericht werden Gutschriften ohne Vorzeichen angezeigt und Belastungen mit einem negativen Vorzeichen (anders als im Einzelpostenbericht). Demnach zeigt das unten aufgeführte Beispiel eine positive (Budget-)Abweichung
