Freigabe von Projekttranchen für Geldgeber SNF und Innosuisse
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Die Zahlungsplan-Maske ist für die Geldgeber SNF und Innosuisse weniger umfangreich, weil an diese F?rderagenturen keine Rechnungen gestellt werden und somit im ETHIS-Workflow nur die inhaltliche Korrektheit der Tranchen im Mittelpunkt steht (wann und wie viel abgerufen wird).
Hinweis: Ist die ETH Zürich im Rahmen von SNF- und Innosuisse-Projekten nicht Haupt-, sondern Nebenbeitragsempf?nger, wird aufgrund der PSP-Stammdaten automatisch der ?Zahlungsplan mit Rechnungsstellung? angezeigt. In diesem Falle muss dem Hauptbeitragsempf?nger eine Rechnung gestellt werden.
- Im oberen Teil sind gewisse für das Forderungsmanagement relevante PSP-Stammdaten angezeigt. Eingabefelder für Rechnungsadresse und Rechnungsabsender fehlen.
- Der untere Teil zeigt den eigentlichen Zahlungsplan mit den einzelnen Tranchen, die es nach erfolgter Kontrolle und Erg?nzung freizugeben gilt.
Vorgehen bei Projekten mit Geldgeber ?SNF?:
- Kontrolle: Stimmt der F?lligkeitstermin oder ist es noch zu früh, um die Tranche abzurufen?
- Falls die Tranche nicht gem?ss Zahlungsplan abgerufen werden soll, kann das F?lligkeitsdatum in die Zukunft verschoben werden. Damit bleibt der Termin weiter offen und wird zu einem sp?teren Zeitpunkt f?llig.
- Kontrolle: Stimmt der Betrag, der abgerufen werden soll?
- Falls ein anderer Betrag in ?mySNF? abgerufen wird als im Zahlungsplan, muss der Betrag entsprechend im ETHIS angepasst werden. Der Unterschied muss bei einer anderen offenen Tranche angepasst werden, damit sich die Vertragssumme insgesamt nicht ver?ndert.
- Es kann auch eine neue Tranche hinzugefügt werden (?Neuer Termin einfügen?).
- Eine bestehende Tranche kann auch gel?scht werden.
- Wenn man die ?nderungen ?sichern? will, prüft das System die Vertragssumme mit dem Total des Zahlungsplans. Nur wenn beide Werte übereinstimmen, k?nnen die ?nderungen gespeichert werden.
- ?nderungen der Vertragssumme müssen dem Finance Desk per E-Mail Nachricht mitgeteilt werden. Dazu sind die Vertragsanpassungen für das e-Dossier beizulegen.
- Die Spalte ?Nachtrag? ist eine Zusatzinformation, falls es bei der Tranche um eine nachtr?gliche Erh?hung der ursprünglichen Vertragssumme handelt.
- Falls ein anderer Betrag in ?mySNF? abgerufen wird als im Zahlungsplan, muss der Betrag entsprechend im ETHIS angepasst werden. Der Unterschied muss bei einer anderen offenen Tranche angepasst werden, damit sich die Vertragssumme insgesamt nicht ver?ndert.
Vorgehen bei Projekten mit Geldgeber ?Innosuisse?:
Das Vorgehen im ETHIS unterscheidet sich nicht vom Ablauf bei SNF-Projekten. Auch hier ist der Termin und der Betrag zu kontrollieren, allenfalls anzupassen und anschliessend freizugeben.
Auch bei Innosuisse wird keine Rechnung versendet.
Einziger Unterschied bei Innosuisse: Der Tranchenabruf erfolgt automatisch durch Innosuisse aufgrund des Zahlungsplans. Ein Formular für den Tranchenabruf ist nicht mehr notwendig.
Sind sowohl die F?lligkeit als auch der Betrag korrekt, muss die f?llig werdende Tranche durch den Haken in der Spalte ?Freigabe? best?tigt werden. Anschliessend sind die ?nderungen des Zahlungsplans zu ?sichern?. Damit best?tigt die Budgetverantwortliche, der Budgetmanager oder die Budgetassistentin, dass der Abruf der Tranche sowohl zeitliche als auch betragsm?ssig korrekt ist und durch die Abteilung Rechnungswesen verbucht werden kann.
Der Status ?fakturiert? bedeutet, dass im SAP eine entsprechende Forderung gebucht wird, obwohl keine Rechnung verschickt wird.
Wichtig:
Die Freigabe im ETHIS bewirkt keinen automatischen Abruf in ?mySNF?. Dieser Abruf muss parallel dazu ungef?hr zum gleichen Datum erfolgen, sonst ergeben sich Probleme bei der Verbuchung des Zahlungseingangs.