Kundenrechnung erfassen

Unten Finanzen > Rechnungen > Kundenrechnung erfassen k?nnen Sie Rechnungen an Kunden stellen.

Die Anwendung "Kundenrechnung erfassen" bietet die (einzig zul?ssige) M?glichkeit, Dienst- und Sachleistungen an Gesch?ftspartner in Rechnung zu stellen.
Bevor die Rechnung zentral ausgedruckt und an den Empf?nger versendet wird, muss die Fachabteilung die Mehrwertsteuerpflicht nachpflegen und die Sachkonteneingabe pr¨¹fen bzw. nachpflegen.

In "Kundenrechnung erfassen" k?nnen Sie Rechnungen an Ihre Kunden elektronisch vorerfassen und (nach Wunsch mit Beilagen) an die Abteilung Rechnungswesen f¨¹r die Vervollst?ndigung und den Versand weiterleiten.

Alle mit * versehenen Positionen sind dabei zwingend auszuf¨¹llen.

1. Belegkopfdaten
   • Bestell-, Liefer- und Rechnungsdatum. Sie k?nnen eine Rechnung auch f¨¹r die Zukunft erfassen, indem Sie das Rechnungsdatum auf das gew¨¹nschte Versanddatum setzten. Wenn Sie eine Rechnung noch nicht endg¨¹ltig ausstellen wollen, k?nnen Sie das Rechnungsdatum auf den 31.12.9999 setzen. Anschliessend k?nnen Sie die Rechnung ¨¹ber die offenen Kundenrechnung bearbeiten und das Datum wieder ?ndern.
     
   • Zahlungsbedingung und Belegw?hrung
   • Mehrwertsteuerberechnungsweise (nicht -satz). Sie bestimmen nur, ob der Endbetrag inkl. oder exkl. allf?lliger MWST ist, den MWST-Satz bestimmt das Rechnungswesen
     
   • Referenz (als eindeutige RG-Spezifizierung, beispielsweise PO-Nummer)
     
   • Der Kopflangtext ist optional und erscheint ¨¹ber den Rechnungspositionen.
     
2. Kunde
   • Name und Anschrift des Kunden (wenn immer m?glich ¨¹ber Kundennummer)
     
   • Kommunikationssprache = Formularsprache
     
   • Hinterlegung einer Mahnsperre. Im Fall einer Mahnsperre wird nicht der Kunde sondern der (eingeloggte) Rechnungssteller gemahnt.
     
3. Rechnungssteller(in)
   • Name und Daten der Kontaktperson an der ETH Z¨¹rich (defaultm?ssig Sie). Mit dem Knopf "Anderer Rechnungssteller" kann eine andere Person ausgew?hlt werden.
     
4. Belegposition(en)
   • Text(e), Betrag und PSP-Element je Position
   • Mit "Kontierung halten" und "Texte halten" k?nnen die Eingaben f¨¹r eine weitere Position gespeichert werden.
     
   • Positionserfassung (Jede Position ist explizit zu erfassen)
     
   • Die Druckvorschau zeigt bei Beidarf einen Entwurf der Rechnung. Diese ist nicht f¨¹r den Kunden gedacht!
     
   • Rechnungstotal
5. Mitteilung an das Rechnungswesen / Beilagen
   
   • Falls n?tig, kann bei Mitteilung f¨¹r das Rechnungswesen erfasst werden. Bitte sonst dieses Feld leer lassen, da der Prozess verlangsamt wird.
     
   • Hochladen von Beilagen mit "Beilagen hochladen". Die Dokumente werden dem Kunden mitgeschickt.
     
6. Absenden
   • Auswahl der Versandart. Bei Versand per E-Mail erscheint nach dem Absenden der Rechnung ein Pop-up, in welchem Sie die E-Mailadressen (AN und CC) erfassen k?nnen.  Es gibt die folgenden M?glichkeiten
     • Versand an Kunden per Post
     • Versand an Kunden per E-Mail
     • Versand an mich zur Weiterleitung per Post
     • Versand an mich zur Weiterleitung per E-Mail
   • Falls Sie nach Verbuchung eine Best?tigung per Mail W¨¹nschen, kann hier ein Haken gesetzt werden
     
   • Speichern einer Vorlage f¨¹r sp?tere ?hnliche Kundenrechnungen

Anschliessend wird die Rechnung im Rechnungswesen veredelt und dem Kunden oder Ihnen zugestellt.

Eine ?bersicht der nicht fakturierten Rechnungen finden Sie unten den Offenen Kundenrechnungen