Lieferantenrechnungen in Kürze
Unter Finanzen > Rechnungen k?nnen Sie Ihre Lieferantenrechnungen elektronisch erfassen. Generell müssen Sie nur die Felder, welche mit * markiert sind, zwingend ausfüllen. Mit Klick auf das Informationssymbol erhalten Sie wichtige Infos zu den jeweiligen Feldern.
- Rechnung als PDF hochladen
Mit Klick auf 'Beilage hochladen' k?nnen Sie Ihre Rechnung als PDF-Datei hochladen. Nach dem Hochladen wird sie automatisch auf der rechten Bildschirmseite angezeigt. - Rechnungsart
Setzen Sie hier den Haken, wenn es sich um eine Gutschrift oder einen Zahlungsauftrag handelt.
Lieferant
Mit der Suchhilfe k?nnen Sie den Lieferanten ausw?hlen. Bei Unsicherheit k?nnen Sie das Feld leer lassen. Es wird von der Abteilung Rechnungswesen erg?nzt.
Rechnungsdatum
Hier müssen Sie das Rechnungsdatum eingeben. Achtung, nicht das Liefer- oder Bestelldatum. Ab dem Rechnungsdatum wird die F?lligkeit der Rechnung berechnet.
Rechnungsnummer
Hier kann die Rechnungsnummer eingegeben werden. Vorteil: Es wird automatisch geprüft, ob bereits eine Rechnung mit derselben Rechnungsnummer vorhanden ist. So k?nnen Doppelerfassungen vermieden werden.
Bestellnummer
Wenn die Rechnung zu einer Bestellung geh?rt, muss hier die Bestellnummer eingegeben werden. Tipp: Bei solchen Rechnungen dieses Feld zuerst auszufüllen, da danach einige Felder automatisch abgefüllt werden. ?ber die Suchhilfe kann auch nach der Nummer des Beschaffungsantrages (IT-xxxxxxx, EB-xxxxxxx) gesucht werden.
Rechnungsbetrag
Hier muss der Rechnungsbetrag im Total eingegeben werden. Mit Klick auf das Dropdown-Menü kann die richtige W?hrung ausgew?hlt werden. Mit Aufteilung Betrag k?nnen mehrere Positionen erstellt werden. - Kontierungselement
Geben Sie hier das zu be- oder zu entlastende Finanzelemt (PSP-Element oder Kostenstelle) ein.
Sachkonto
Mit der Suchhilfe k?nnen Sie hier das passende Sachkonto ausw?hlen. Je nach Sachkonto werden die Eingabefelder automatisch erweitert. Bei Flugreisen werden spezielle Daten ben?tigt. Auf dieser Seite erfahren Sie, wie diese erfasst werden müssen.
Inventar-Nr.
Nur auszufüllen, wenn es sich um eine bestehende Anlage handelt.
Buchungstext
Geben Sie hier eine kurze Umschreibung der Leistung ein. Dieser Text wird auf dem Einzelpostenbericht angezeigt. - Ereignis
Mitteilung an den Genehmiger
Hier k?nnen Sie eine Mitteilung verfassen. Falls diese ans Rechnungswesen gerichtet ist, setzen Sie den Haken bei 'Mitteilung ans Rechnungswesen'. - Die von Ihnen eingegebenen Informationen zu Kontierungselement und Sachkonto "holen" die zugewiesenen Genehmiger. Mit dem Dropdown-Menü k?nnen Sie den Genehmiger / die Genehmigerin ausw?hlen. Mit Klick auf das 'Gesetzbuch' k?nnen Sie den passenden Artikel aus dem Finanzreglement einsehen.
- Daten prüfen
Nach Klick auf diesen Button wird Ihnen angezeigt, ob Ihre Eingaben noch Fehler enthalten.
Daten sichern
Die Rechnung wird als Entwurf in Ihrer Inbox (siehe Akkordeon) gespeichert. Eine Rechnung kann auch unvollst?ndig gesichert und zu einem sp?teren Zeitpunkt weiter bearbeitet werden.
Weiterleitung
Hier k?nnen Sie den Beleg vor der Genehmigung durch eine weitere Person prüfen oder bearbeiten lassen.
Senden
Mit 'Senden' wird die Rechnung in die Inbox Lieferantenrechnungen (siehe Akkordeon) des Genehmigers / der Genehmigerin gesendet. K?nnen Sie die Rechnung selber genehmigen, wird der Antrag direkt an die Abt. Rechnungswesen weitergeleitet.
Status
Rot = Fehler. Wenn Sie mit der Maus über die rote Ampel (Status) fahren wird Ihnen angezeigt, welche Fehler Ihre Eingaben enthalten.
Grün = Rechnung kann abgeschickt werden.
Auf der Startseite finden Sie die Inbox Lieferantenrechnungen. Je nach T?tigkeit sind die Button ausgegraut oder anklickbar.
- Mit 'Anzeigen' ersehen Sie die Details der Rechnung.
- Mit 'Bearbeiten' wird die Eingabemaske ge?ffnet (siehe Akkordeon Lieferantenrechnung erfassen)
- Wenn die Rechnung korrekt erfasst wurde, k?nnen Sie mit 'Genehmigen' den Antrag genehmigen.
- Sollte die Rechnung nicht korrekt oder die Eingaben fehlerhaft sein k?nnen Sie mit 'Ablehnen' den Antrag zurückweisen. Sie müssen den Grund der Ablehnung angeben.
- Hier ist der Status der Rechnung ersichtlich.
- Mit Klick auf Einstellungen (Mensch mit Schraubenschlüssel) k?nnen Sie Ihre Ansicht anpassen und Filter setzen.
- Ablehnungsgrund
Hier k?nnen Sie den Grund der Ablehnung einsehen.
Chronik
Eine chronologische Auflistung der einzelnen Handlungen. Hier ist ebenfalls ersichtlich ob und wann die Rechnung bezahlt wurde.
Mülleimer
Mit Klick auf 'Mülleimer' kann die Rechnung gel?scht werden. - Auf dem Reiter Bearbeitete Rechnungen k?nnen Sie alle Rechnungen einsehen, welche Sie bearbeitet haben.