Finanzberechtigungen
Massgeblich für die Staffelung und die Zuweisung von Berechtigungen ist das Finanzreglement der ETH Zürich, Kap. 3.
Mitarbeitende sollen finanzielle Kompetenzen nur in dem Umfang erhalten, der zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist. Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen sollen dabei übereinstimmen.
Eine Finanzberechtigung
- umfasst mindestens ein Leserecht für Finanzdaten;
- kann zus?tzlich ein Zeichnungsrecht für finanzwirksame Gesch?fte im Namen der ETH Zürich beinhalten (z.B. Vertr?ge unterzeichnen, Rechnungen bezahlen, Bestellungen t?tigen). Das Zeichnungsrecht ist betragsm?ssig begrenzt;
- kann mit einer HR-Berechtigung gekoppelt sein;
- bezieht sich immer auf einen bestimmten Bereich, eine Einheit oder ein Finanzelement (z.B. Departement oder Abteilung, Verantwortungsbereich einer Professur, eine einzelne Kostenstelle etc.).
Eine Finanzberechtigung wird in ETHIS als Rolle hinterlegt und steuert dort Zugriffs-, Lese- und Genehmigungsrechte. Voraussetzung ist die Basis-Rolle ?ETHIS-Benutzer?, die jeder Mitarbeitende der ETH Zürich erh?lt. Die Berechtigung gilt selbstverst?ndlich auch für Transaktionen, die nicht via ETHIS abgewickelt werden, sondern z.B. in einem konventionellen Papier-Prozess.
Die h?ufigsten Fragen und Antworten zu den Finanzberechtigungen finden Sie in unserem FAQ.
Alle Mitarbeitenden der ETH Zürich erhalten für ETHIS die Rolle "ETHIS-Benutzer" mit folgenden Grundberechtigungen:
- Zeitwirtschaft nutzen
- Pers?nliche Daten einsehen und korrigieren
- Anstellung und Lohn einsehen
- Berufliche Auslagen abrechnen
- Inventardatenbank einsehen (nur Ger?te und Kontaktperson, keine Standorte)
Mitarbeitende, die noch keine Rolle "ETHIS-Benutzer" haben, k?nnen diese selbst generieren, indem sie sich im ETHIS Portal mit ihrem nethz-Login einloggen. Die ETHIS Grundberechtigungen sind dann am Folgetag aktiviert.
Automatische Zuweisung bei ?bernahme einer Funktion. Funktionstr?ger/-innen der ETH Zürich, die in der Organisationsdatenbank verzeichnet sind, erhalten automatisch die ihrer Funktion entsprechende Finanzberechtigung. - Siehe unten: Finanzberechtigungen für Funktionstr?ger/-innen.
Delegation einer Berechtigung. Personen mit einer Berechtigung ?Budgetverantwortlicher?, ?Bereichsverantwortlicher?, ?stv. Bereichsverantwortlicher? oder ?Ressortverantwortlicher? k?nnen Berechtigungen delegieren. Alle Delegationen erfolgen via ETHIS Delegationsworkflow (ETHIS > Pers?nlich > Berechtigungen > ETHIS Berechtigungen). - Siehe unten: Delegation durch Ressort- und Bereichsverantwortliche, Delegation durch Budgetverantwortliche.
Funktionstr?ger und Funktiontr?gerinnen
Als Funktionstr?ger/-innen gelten: Schulleitungsmitglieder, Departementsvorsteherinnen, Professoren, Leiterinnen von Kompetenzzentren, Abteilungsleiter, Leiterinnen von ausserdepartementalen Lehr- und Forschungseinrichtungen, Stabsstellenleiter sowie Koordinatorinnen bzw. Controller von 必博官网,必博体育n, Abteilungen oder Schulleitungsbereichen (FR Kap. 2)
Berechtigungen für Funktionstr?ger/-innen
1 Einschliesslich eigene Spesen. / 2 FR Art. 40. ?ber unbefristete Anstellungen wissenschaftlicher Mitarbeitender entscheidet die Schulleitung (FR Art. 39). / 3 Eine Person mit der Berechtigung BERVER oder RV fungiert als Gegenzeichner/-in von Antr?gen auf unbefristete Anstellung aus seinem bzw. ihrem Bereich. Hat er/sie selbst den Antrag gestellt, ist er/sie einzelzeichnungsberechtigt. (FR Art. 40 Abs 2).
Zuweisung der Berechtigung für Funktiontr?ger/-innen
Die Berechtigungszuweisung erfolgt automatisch, sobald der Funktionstr?ger / die Funktionstr?gerin dem Generalsekretariat gemeldet und entsprechend in die Organisationsdatenbank eingetragen ist (z.B. als Departementsvorsteher/-in). In wenigen Ausnahmen erhalten Funktionstr?ger/-innen eine Berechtigung per Delegation.
* Institutsvorsteher/-innen erhalten die Berechtigung "Budgetverantwortlicher" automatisch nur für den Verantwortungsbereich des Institutes direkt. Eine weitergehende Berechtigung für das Institut gesamt (mit Einsicht in alle Professuren) kann vom Departementsvorstand delegiert werden. - Siehe unten: Delegationen durch Ressort- und Bereichsverantwortliche.
** Abteilungsleiter/-innen erhalten als Basis-Berechtigung "Budgetverantwortlicher". Das zust?ndige Schulleitungsmitglied kann zus?tzlich die Berechtigung "Bereichsverantwortlicher" delegieren. - Siehe unten: Delegationen durch Ressort- und Bereichsverantwortliche.
1 Ausrichtung an der betrieblichen Notwendigkeit
Eine Berechtigung soll nur erhalten, wer diese zur Abwicklung der ihm überantworteten Gesch?fte ben?tigt. Die delegierende Person ist für eine gewissenhafte Auswahl und Einweisung verantwortlich. ?ber den Umfang der einzelnen Berechtigungen gibt das FR Kap. 3 Auskunft. Eine ?bersicht der bereits bestehenden Rollen bzw. Delegationen in Ihrem Bereich finden Sie unter ETHIS > Pers?nlich > Berechtigungen.
2 Stufung
Eine Person mit h?herer Berechtigung kann Berechtigungen der n?chstniedrigeren Stufe delegieren.
* Der VPFC wird automatisch informiert. / ** Die Delegation muss durch den VPFC genehmigt werden; der Genehmigungsvorgang wird automatisch vom Workflow eingeleitet.
3 Alle Delegationen erfolgen via ETHIS Delegationsworkflow
Sie finden den Workflow unter ETHIS > Pers?nlich > Berechtigungen > ETHIS Berechtigungen. Wenn Sie mehrere Rollen innehaben, müssen Sie ggf. beachten, auf welcher Stufe (in welcher Rolle) sie eine Delegation vornehmen wollen; der Workflow gibt Ihnen dazu Hilfestellung. Eine Anleitung und Best-practice-Beispiele finden Sie in der ETHIS Help.
Ressort- und Bereichsverantwortliche k?nnen folgende Berechtigungen delegieren:
Personen mit mehreren Berechtigungen bzw. Berechtigungen auf verschiedenen Verantwortungsbereichen (z.B. Schulleitungsmitglied, Departementsvorsteher/-in) müssen beachten, in welcher Rolle sie eine Delegation vornehmen; der ETHIS Delegationsworkflow leistet hierbei Hilfestellung.
Besonderheit: übergeordnete Berechtigung für Institutsvorsteher/-innen
Institutsvorsteher/-innen erhalten automatisch die Berechtigung ?Budgetverantwortlicher? auf dem Verantwortungsbereich des Institutes direkt (z.B. VB 12244). Ist es im Departement Usus, dass der Institutsvorstand eine Leitungsfunktion ausübt und übergeordnete Einsicht in alle Einheiten des Institutes hat, kann der Departementsvorstand zus?tzlich eine entsprechende BV-Berechtigung auf dem T-Knoten des Institutes (z.B. T2244) delegieren.
Budgetverantwortliche k?nnen folgende Berechtigungen delegieren:
Personen, die Budgetverantwortung für mehrere Verantwortungsbereiche innehaben, müssen beachten, in welcher Rolle sie eine Delegation vornehmen; der ETHIS Delegationsworkflow leistet hierbei Hilfestellung.
Ernennung eines/einer stellvertretenden Budgetverantwortlichen
Der / Die Budgetverantwortliche kann zur Aufrechterhaltung des Gesch?ftsflusses eine Stellvertretung ernennen. Diese verfügt grunds?tzlich über dieselben Rechte wie der / die Budgetverantwortliche mit folgenden Ausnahmen: Er / Sie ist nicht Vorgesetzter, kann nicht für eigene Spesen zeichnen und keine Berechtigungen delegieren. Die Gesamtverantwortung bleibt beim / bei der Budgetverantwortlichen.
Die umfangreiche Berechtigung ?stellvertretender Budgetverantwortlicher? kann nur an Mitarbeitende mit Funktionsstufe 9 oder h?her delegiert werden. Empfohlen wird, eine wechselseitige Stellvertretung mit einem anderen Professor / einer anderen Professorin des selben 必博官网,必博体育s zu vereinbaren. Kumulationen von Stellvertretungen bei einer Person sind aus Revisionsgründen zu vermeiden, da sie eine hohe Zeichnungsberechtigung erzeugen. (Tipp: Eine weitreichende Entlastung des / der Budgetverantwortlichen kann auch erfolgen durch die Delegation der Berechtigung "Budgetmanager" für den gesamten Verantwortungsbereich.)
Geltungsbereich der Delegation festlegen
Bei jeder Delegation muss festgelegt werden, für welches Finanz-Element sie gelten soll:
- Verantwortungsbereich insgesamt (Kostenstelle und alle SAP-Projekte mit ihren PSP-Elementen)
- Kostenstelle
- SAP-Projekt inklusive aller seiner PSP-Elemente
- einzelnes PSP-Element.
Tipp: Vergeben Sie eine Berechtigung nach M?glichkeit für den gesamten Verantwortungsbereich. Ein Administrierender / Eine Administrierende erh?lt damit z.B. mit einem Delegationsvorgang eine einheitliche Berechtigung für alle Finanzelemente des Verantwortungsbereichs - auch für alle Elemente, die sp?ter hinzukommen (z.B. für Projekte).
Ausschliesslich für einen gesamten Verantwortungsbereich k?nnen die folgenden Berechtigungen erteilt werden: Stellvertretender Budgetverantwortlicher (BVS), Vorgesetzter (VG), alle Berechtigungen mit HR-Rechten (Budgetmanager BM_HR, Budgetassistent BA_HR, Supporter SP_HR) sowie Eink?ufer (EKI).