Finanzberechtigungen
Eine Finanzberechtigung
- umfasst mindestens ein Leserecht für Finanzdaten;
- kann zus?tzlich ein Zeichnungsrecht für finanzwirksame Gesch?fte (z.B. Vertr?ge unterzeichnen, Rechnungen bezahlen, Bestellungen t?tigen) im Namen der ETH Zürich beinhalten. Das Zeichnungsrecht ist betragsm?ssig begrenzt;
- kann mit einer HR-Berechtigung gekoppelt sein;
- bezieht sich immer auf einen bestimmten Bereich, eine Einheit oder ein Finanzelement (z.B. Departement oder Abteilung, Verantwortungsbereich einer Professur, eine einzelne Kostenstelle etc.);
- gilt für digitale (ETHIS) und konventionelle Transaktionen (Papier).
Rechtliche Basis ist das Finanzreglement, Kapitel 2 und Kapitel 3.
Finanzberechtigungen werden in ETHIS als Rolle hinterlegt und steuern dort Zugriffs-, Lese- und Genehmigungsrechte. Voraussetzung ist eine ETHIS Basisberechtigung, die jede/r Mitarbeitende der ETH Zürich erh?lt.
1. Automatische Zuweisung an Funktionstr?ger/-innen
Funktionstr?ger/-innen der ETH Zürich (z.B. Professorinnen, Departementsvorsteher, Departementscontrollerinnen, Abteilungsleiter, Schulleitungsmitglieder u.a.), die als solche in der Organisationsdatenbank eingetragen sind, erhalten automatisch die ihrer Funktion entsprechende Finanzberechtigung für ihren Verantwortungsbereich. N?heres unter Berechtigungen für Funktionstr?ger/-innen.
2. Delegation
Personen mit der Berechtigung Ressort-, Bereichs- und/oder Budgetverantwortlicher k?nnen Berechtigungen an Mitarbeitende delegieren, um sich im Tagesgesch?ft von Prüf- und Genehmigungspflichten zu entlasten. Sie behalten jedoch die Verantwortung für die Ordnungsm?ssigkeit aller Gesch?ftsvorg?nge in ihrem Bereich. Delegationen sollen ausschliesslich nach betrieblicher Notwendigkeit vorgenommen werden. Die delegierende Person ist verantwortlich für eine gewissenhafte Auswahl und Einweisung der Delegierten sowie für eine L?schung von Delegationen, die nicht mehr erforderlich sind.
Delegiert wird nach dem Stufenprinzip: "H?here Rolle delegiert n?chstniedrigere Rolle(n)".
Alle Delegationen erfolgen via ETHIS Delegationsworkflow.
Zum Umfang der Zeichnungsberechtigungen siehe Akademische Einheiten: Wer zeichnet was? und Serviceorientierte Einheiten: Wer zeichnet was?
Funktionstr?ger/-innen erhalten automatisch Standardberechtigungen für ihren jeweiligen Bereich bzw. ihre Einheit. In bestimmten F?llen k?nnen diese Berechtigungen per Delegation aufgestockt werden.
Institutsvorsteher/-innen erhalten die Berechtigung "Budgetverantwortlicher" nur für den Verantwortungsbereich des Institutes direkt. Der Departementsvorsteher / Die Departementsvorsteherin kann darüber hinaus eine weitergehende Berechtigung für das Institut gesamt (inklusive Einsicht in alle Professuren des Institutes) delegieren.
Abteilungsleiter/-innen erhalten die Berechtigung "Budgetverantwortlicher". Das zust?ndige Schulleitungsmitglied kann darüber hinaus die h?here Berechtigung "Bereichsverantwortlicher" delegieren.
Departements- und Abteilungscontroller/-innen sowie Budgetkoordinatoren der Schulleitungsbereiche erhalten die Berechtigung "Bereichscontroller". Diese beinhaltet umfassende Einsichtsrechte (ohne Ausgabengenehmigung) sowie für Departementscontroller/-innen das Recht zu Reserveverschiebungen.
Stabsstellenleiter/-innen erhalten standardm?ssig keine Berechtigung, k?nnen diese aber individuell per Delegation erhalten.
BV = Budgetverantwortlicher, BERVER = Bereichsverantwortlicher, SLB = vorg?ngiger Schulleitungsbeschluss erforderlich.
E = einzeln, K = kollektiv.
* Hat eine Person beide Rollen inne, so reduziert sich die Zahl der Genehmigungen entsprechend.
Zeichnungen unter 50'000 CHF siehe Delegationen durch Budgetverantwortliche.
BV = Budgetverantwortlicher, BERVER = Bereichsverantwortlicher, RV = Ressortverantwortlicher.
E = einzeln, K = kollektiv.
* Hat eine Person beide Rollen inne, erfolgt die Zweitzeichnung durch die Person mit stellvertretender Bereichsverantwortung.
** Hat eine Person beide Rollen inne, erfolgt die Zweitzeichnung durch die Person mit Ressortverantwortung.
*** Hat eine Person beide Rollen inne, so reduziert sich die Zahl der Genehmigungen entsprechend.
Zeichnungen unter 50'000 CHF siehe Delegationen durch Budgetverantwortliche.
Budgetverantwortliche k?nnen Finanzberechtigungen in folgendem Umfang delegieren.
BVS = Stv. Budgetverantwortlicher, BM = Budgetmanager, BA = Budgetassistent, SP = Supporter, EKI = Eink?ufer.
* Nur für Eink?ufe via ETHIS Beschaffungsplattform.
Stellvertretende Budgetverantwortung. Die Stellvertretung verfügt über dieselben Rechte wie der/die Budgetverantwortliche mit folgenden Ausnahmen: Sie ist nicht Vorgesetzter, kann nicht für eigene Spesen zeichnen und keine Berechtigungen delegieren. Die Gesamtverantwortung bleibt bei der/beim Budgetverantwortlichen. Die Stellvertretung kann nur an Mitarbeitende mit Funktionsstufe 9 oder h?her delegiert werden. Empfohlen wird eine wechselseitige Stellvertretung mit anderen Budgetverantwortlichen (z.B. mit einer anderen Professorin / einem anderen Professor desselben 必博官网,必博体育s). Kumulationen von Stellvertretungen bei einer Person sind aus Revisionsgründen zu vermeiden.
Berechtigungen mit HR-Komponente (BM_HR, BA_HR, SP_HR) umfassen: Leserecht für Personaldaten (Funktionsstufe, Vertragslaufzeit, Gehalt, Vertrag, Bewerbungsunterlagen); Anstossen von HR-Workflows; Erfassung von Stundenlohnauszahlungen in ETHIS; Auswertung und Korrektur der ETHIS-Zeitwirtschaft für Mitarbeitende; Information zum Ablauf befristeter Anstellungen. Sie k?nnen ausschliesslich für den gesamten Verantwortungsbereich vergeben werden, nicht für einzelne Finanzelemente.
?ber ein Leserecht für Personaldaten verfügen auch Personen mit der HR-Berechtigung "Vorgesetzter". Diese Berechtigung kann von der/vom Budgetverantwortlichen via HR delegiert werden.
Für Berechtigungen mit Ausgabenkompetenz gelten Vergabebeschr?nkungen: BVS 1 x (auf Verantwortungsbereich), BA 1 x (auf Verantwortungsbreich bzw. Finanzelement), BA 2 x (auf Verantwortungsbereich bzw. Finanzelement). Der Delegationsworkflow zeigt entsprechende Beschr?nkungen an.
Alle Delegationen erfolgen via ETHIS Delegationsworkflow.
Alle Delegationen erfolgen via ETHIS Delegationsworkflow: ETHIS > Pers?nlich > Berechtigungen > Berichtigungen & Delegationen.
Was ist zu beachten?
- Personen, die mehrere Rollen innehaben (z.B. Schulleitungsmitglieder) oder Rollen in verschiedenen Bereichen innehaben, müssen beachten, in welcher Rolle sie eine Delegation vornehmen. Der ETHIS Delegationsworkflow leistet hierbei Hilfestellung.
- Bei jeder Delegation muss festgelegt werden, für welches Finanz-Element sie gelten soll: Verantwortungsbereich insgesamt (Kostenstelle und alle SAP-Projekte mit ihren PSP-Elementen), Kostenstelle, SAP-Projekt, einzelnes PSP-Element?
Tipp: Delegieren Sie eine Berechtigung nach M?glichkeit für den gesamten Verantwortungsbereich. Die delegierte Person erh?lt so mit einem Delegationsvorgang eine einheitliche Berechtigung für alle Finanzelemente des Verantwortungsbereichs - auch für alle Elemente, die sp?ter hinzukommen (z.B. für Projekte). Bei einem Wechsel von Mitarbeitenden muss die Delegation nur einmal ge?ndert werden.
Eine Anleitung zum Workflow finden Sie in der ETHIS Help.
Alle Mitarbeitenden der ETH Zürich erhalten für ETHIS die Basisberechtigung "ETHIS-Benutzer". Sie erm?glicht:
- Zeitwirtschaft nutzen
- Pers?nliche Daten einsehen und korrigieren
- Anstellung und Lohn einsehen
- Berufliche Auslagen abrechnen
- Inventardatenbank einsehen (nur Ger?te und Kontaktperson, keine Standorte)
Mitarbeitende, die noch keine Rolle "ETHIS-Benutzer" haben, k?nnen diese selbst generieren, indem sie sich im ETHIS Portal mit ihrem nethz-Login einloggen. Die ETHIS Grundberechtigungen sind dann am Folgetag aktiviert.