Interviews

Was ist f¨¹r euch als F¨¹hrungspersonen der wichtigste Aspekt des VPIN Mindsets?

Mark: Der VPIN ist sehr gross ¨C der Bereich umfasst viele Projekte und viele Personen. Es ist schwierig, eine ?bersicht zu behalten. Das Mindset soll Team-, Sektions- und Abteilungsbarrieren aufreissen. Auf einer pers?nlichen Ebene beinhaltet das Mindset Werte, die mir am Herz liegen. Es best?rkt mich, in der Art, wie ich mich in der ETH in den letzten 15 Jahren verhalten habe.

Hannes: MACHEN ist f¨¹r mich der wichtigste Aspekt. Dazu ist ein st?ndiger Dialog notwendig, ¨¹ber Team-, Sektions- und Abteilungsgrenzen hinweg.

Wo steht ihr in der Einf¨¹hrung des Mindsets in euren Abteilungen oder Teams?

Hannes: Wir haben in den Workshops besprochen, was das Mindset f¨¹r unsere Abteilung und unsere T?tigkeiten bedeutet. Daraus haben wir Massnahmen definiert, die uns helfen werden, kulturelle Themen in der Abteilung zu vertiefen.

Mark: Ich habe aus den Workshops Themen mitgenommen, die wir in die Arbeitsprozesse integrieren m?chten. Beispielsweise geht es darum, Br¨¹cken zu schlagen. Wir hatten die Idee, monatliche Gipfeli-Sessions mit anderen Teams in der ID zu machen, um nur schon die Leute in der ID besser kennenzulernen und zu erfahren, mit welchen Themen sie sich aktuell besch?ftigen.

Worauf werdet ihr euch in den n?chsten Monaten konzentrieren?

Hannes: Wir sind dabei Massnahmen aus den Workshops zu clustern und besprechen, wie wir damit umgehen wollen und welche Themen wir priorisieren.

Mark: Uns gef?llt besonders, dass es ein Macher-Mindset ist. Es soll angewendet werden und nicht nur auf dem Papier existieren. Ein wichtiger Aspekt ist, dass trotz der Sparmassnahmen in den n?chsten Jahren innovativ weitergearbeitet werden kann, dazu geh?rt beispielsweise der Einsatz neuer Technologien.

Hannes: Das Projekt Future of Work @ OCT bietet viele M?glichkeiten, sich k¨¹nftig enger auszutauschen und so das Mindset zu leben. Wir kommen alle n?her zusammen und ich erwarte, dass das Mindset auch in die Arbeit mit anderen Abteilungen einfliessen wird.

Mark: Ja, ich finde auch, das ist die gr?sste Chance. Das Octavo war oft leer, aber das wird sich jetzt ?ndern. Es wird lauter, enger und kuschliger, daf¨¹r gibt es auch mehr Austausch.

Wie stellt ihr sicher, dass alle Mitarbeitenden in euren Teams in die Prozesse zum neuen Mindset einbezogen werden?

Hannes: Es war mir sehr wichtig, dass wir uns vorab ?berlegungen zum Vorgehen machen, um in den Workshops konkrete Ergebnisse erzielen zu k?nnen. Wir haben eine Cultural Change Story in der Abteilungsleitung formuliert und die Teams im Anschluss gefragt, welche Massnahmen es braucht, damit das Mindset gelebt wird. Alle Mitarbeitenden waren involviert. Es sind die gemeinsamen Initiativen, die uns weiterbringen werden.

Mark: In den Workshops, an denen ich teilnehmen durfte, sprang der Funke ¨¹ber. Ich glaube, dank den Workshops gibt es eine intrinsische Motivation der Mitarbeitenden f¨¹r die Weiterf¨¹hrung des Mindsets.

Ein Aspekt des Mindsets ist die Entscheidungsfindung: ?Wir agieren auf Augenh?he ¨C stellen Fachkompetenz vor Hierarchie.? Wie sollen k¨¹nftig Entscheidungen getroffen werden?

Hannes: Mein Ziel ist, dass Entscheidungen dort getroffen werden, wo die Fachkompetenz ist, also "gutschweizerisch¡° nach dem Subsidiarit?tsprinzip. Nat¨¹rlich ist das eine etwas idealisierte Sicht, da auch ?ussere Faktoren wie beispielsweise Finanzen in Entscheidungen reinspielen k?nnen. Dennoch sollten wir uns dieses Ziel vor Augen halten.

Mark: Genau, dort wo die Kompetenz ist, d¨¹rfen und sollen auch Entscheidungen getroffen und umgesetzt werden. So k?nnen wir Mitarbeitende bef?higen. In der ID arbeiten wir bereits heute an diversen Orten in Matrixorganisationen.

Dank der partnerschaftlichen Kultur von One VPIN sollen auch Effizienz und Effektivit?t gest?rkt werden. Wie seht ihr das?

Hannes: Das ist f¨¹r mich die Konsequenz daraus. In einem ersten Schritt geht es darum, die Mindsets noch st?rker zu leben.

Mark: Ich erhoffe mir durch ein gleiches Mindset, dass Projekte gr?sser gedacht werden und dadurch Synergien entstehen k?nnen. Auch die Toollandschaft k?nnte gestrafft werden, um weniger Medienbr¨¹che zu haben (beispielsweise ein gemeinsames Ticketsystem).

Das Mindset soll l?ngerfristig gelebt werden. Wie wollt ihr diese Langfristigkeit sicherstellen?

Mark: Wir versuchen, das Mindset in unsere t?gliche Arbeit zu integrieren. Wir wollen unsere Vorhaben breiter abst¨¹tzen und nicht nur mit Menschen im gleichen Team zusammenarbeiten.

Hannes: Was spricht dagegen, das Mindset langfristig zu leben? Das One VPIN Mindset passt sehr gut zu uns ¨C damit ist der wichtigste Grundstein schon gelegt.

Gibt es Punkte des Mindsets, an denen ihr pers?nlich arbeiten wollt?

Mark: Ja, ich habe mir vorgenommen meine Mitarbeitenden mehr zu loben. Da schneide ich mir eine Scheibe meines neuen Chefs ab (lacht).

Hannes: Ich frage mich t?glich, was das Mindset f¨¹r mich und f¨¹r meinen Wertekanon bedeutet. Leadership beinhaltet ein st?ndiges Hinterfragen.

Was w¨¹nscht ihr euch von euren Mitarbeitenden in Bezug auf das Mindset?

Hannes: Unvoreingenommenheit. Offen an das Mindset herangehen.

Mark: Das w¨¹nsche ich mir auch.

?Es ist wichtig, miteinander zu sprechen. Auch im digitalen Zeitalter.?

Ein Interview mit Andrea Ferrari, ISC (Info- und Service Center) & Empfang OCT, und Sebastian Brassel, Stabsmitarbeiter in der Sektion Information und Lernumgebungen der ETH Bibliothek und Leiter der Gesch?ftsstelle ETH IZ Hub.

Andrea, Sebastian, ihr beide habt euch neben vielen anderen als Freiwillige gemeldet, um in der Arbeitsgruppe One VPIN am Mindset zu arbeiten. Gab es eine spezielle Motivation f¨¹r euch, um mitzumachen?

Andrea: Wir Mitarbeitende am Empfang m¨¹ssen wissen, bei wem wir welche Informationen holen k?nnen. Vernetzung ist das A und O. Miteinander zu sprechen, ist unglaublich wichtig. Auch im digitalen Zeitalter.

Sebastian: Mir liegt ein gutes Arbeitsklima sehr am Herzen. Ein solches muss aktiv gepflegt und vorgelebt werden. Hierzu k?nnen breit abgest¨¹tzte Grundprinzipien der Zusammenarbeit beitragen.  Deshalb habe ich mich bewusst daf¨¹r entschieden, mitzumachen und bin froh dar¨¹ber, auch wenn es eine zus?tzliche Aufgabe ist zum normalen Job.

Wie verlief der Prozess der Erarbeitung des VPIN Mindsets?

Andrea: Wir konnten Vieles gemeinsam erarbeiten. Aus neun Mindset-Begriffen wurden vier! Wir haben gestrichen, erweitert, neu gewichtet, gewisse Dinge neu arrangiert. Der Pfeiler ?menschlich? war unserer Arbeitsgruppe sehr wichtig.

Sebastian: Da kann ich dir nur beipflichten, Andrea. Es war ausserdem toll, Leute aus anderen Abteilungen von VPIN kennenzulernen und sich zu vernetzen.

?MACHEN ¨C menschlich, gemeinsam, nachhaltig? umfasst viele Aspekte des t?glichen Handelns, der Entscheidungsfindung und den Beziehungen im VPIN. Bei welchen Themen gab es am meisten Diskussionen?

Sebastian: Beim Wert ?menschlich? mussten wir die Benennung aushandeln. Wir hatten ausserdem einige Diskussionen, wer unsere Kund:innen sind. Sind es die anderen Abteilungen innerhalb des VPIN? Ist es die ETH Z¨¹rich als Gesamtheit? Oder Externe? Das sorgte f¨¹r Gespr?chsstoff.

Andrea: Aber die vier Punkte haben sich schnell herausgesch?lt!

Sebastian: Ja, das stimmt. Es war schnell klar, dass urspr¨¹nglich neun Begriffe zu viele sind f¨¹r ein einpr?gsames Mindset.

Was ist f¨¹r euch ganz pers?nlich der wichtigste Aspekt des One VPIN Mindsets?

Andrea: Gemeinsam machen. Um effektiv zu arbeiten, sind wir angewiesen auf Vernetzung. Mit Zusammenhalt wird das Machen einfacher. Das G?rtlidenken m¨¹ssen wir ablegen.

Sebastian: Das hast du sch?n gesagt. Dem kann ich nur hinzuf¨¹gen, dass das Gemeinsam auch die Hierarchiegrenze betrifft. Ich w¨¹nsche mir, dass Hierarchien zuk¨¹nftig noch st?rker zugunsten von Fachkompetenzen in den Hintergrund r¨¹cken. Und dass das VPIN Mindset sowohl bottom-up als auch top-down gelebt wird. Hierzu braucht es meiner Ansicht nach als Vorbilder agierende F¨¹hrungspersonen aber auch eigenverantwortlich handelnde Mitarbeitende.

Die Workshops zum One VPIN mit den Mitarbeitenden haben begonnen und ihr beide begleitet sie als freiwillige Facilitators. Wie waren die ersten Workshops f¨¹r euch?

Sebastian: Ich h?tte mir vor sechs Monaten nicht vorstellen k?nnen, als Facilitator vor so vielen Leuten zu stehen. Aber ich habe mich ¨¹berwunden, lerne dazu und werde mutiger. Gleichzeitig bemerkte ich, dass ich etwas anstossen konnte und das bereitet mir Freude.

Andrea: Ich hatte erst einen Workshop. Und den habe ich versucht so lange wie m?glich hinauszuz?gern. Ich bin mir nicht gew?hnt, Vortr?ge zu halten und war sehr nerv?s. Aber ich habe bemerkt, dass ich etwas bewegen konnte. Ein Lernender im Workshop traute sich ganz mutig zu sagen, dass man ihn nicht immer sp¨¹ren lassen m¨¹sse, dass er der Lernende sei. Das fand ich toll.

Was waren die Ergebnisse aus den bisherigen Workshops?

Andrea: Die Teams kristallisieren zwei bis drei Punkte aus dem Mindset heraus, bei dem sie am Ball bleiben und sich verbessern wollen.

Sebastian: Viele wollen ihre Kommunikation im Team und den Informationsfluss verbessern. Einige wollen auch nachhaltiger arbeiten. Am Schluss der Workshops gebe ich den Teams mit, dass sie definieren sollen, wer die Verantwortung tr?gt und in welchem Zeitraum die Massnahmen umgesetzt werden sollen. 

Andrea: Ich hoffe, dass die Teams mit dem Ergebnis aus dem Workshop weiterarbeiten, damit sich das Erarbeitete nicht wieder verfl¨¹chtigt. Aber das ist nat¨¹rlich eine Frage der Ressourcen und liegt jetzt in der Verantwortung der Teams.

Seid ihr auch mit kritischen R¨¹ckfragen seitens der Mitarbeitenden in Ber¨¹hrung gekommen?

Sebastian: Ich hatte schon kritische Stimmen. Das Mindset sei zu wenig spezifisch oder einige meinen auch: ?Bei uns ist alles super, wir brauchen das nicht.? Aber ich konnte alle ¨¹berzeugen, dass es nicht schadet, sich im Team Gedanken zur Zusammenarbeit zu machen. Und ich notiere mir anonymisiert ¨¹bergreifende Anliegen und deponiere diese im Anschluss an die Workshops konsolidiert bei unserer Gesch?ftsleitung und dem Kernteam von One VPIN. Diese Anliegen und Anregungen will ich nicht verpuffen lassen.

Andrea: Es gab zu Beginn eine gewisse Abwehrhaltung. Ich fand es wichtig, dass der Teamleiter und ich gemeinsam als Facilitators auftraten. Die Teilnehmenden sp¨¹rten, dass wir vorleben, was wir predigen. Am Schluss diskutierten die Leute sehr intensiv. Sie brauchten einfach etwas Motivation.

Was w?re eure Traumsituation in Bezug auf die Zusammenarbeit?

Andrea: Sehr wichtig finde ich, offen und ehrlich miteinander zu kommunizieren. Es muss eine Bereitschaft da sein, einander zu unterst¨¹tzen.

Sebastian: F¨¹r mich ist es sehr wichtig, auf Augenh?he miteinander zu kommunizieren und zu agieren. Auch ¨¹ber Hierarchiegrenzen hinweg. Man muss aber auch gerne miteinander arbeiten und regelm?ssig Spass haben. Man verbringt ja so viel Zeit im B¨¹ro!

Andrea: Stimmt, Humor verbindet!