Wichtige Änderungen bei der E-Mail-Archivierung

Es ist kein Geheimnis: Ohne E-Mails geht im Arbeitsalltag nichts mehr. J?hrlich empfangen und verschicken allein die ETH-Angeh?rigen Millionen von E-Mails. Die Bedeutung des ?elektronischen Briefs? ist also immens. Die g?ngige gesch?ftliche Praxis in der Schweiz betrachtet E-Mails daher als gesch?ftsrelevante Dokumente ¨C und somit unterliegen E-Mails auch den entsprechenden Aufbewahrungspflichten gem?ss Obligationenrecht (OR).

E-Mails im Mailarchiv

Um die damit verbundenen Anforderungen zu erf¨¹llen, werden seit dem Jahr 2003 alle E-Mails an der ETH Z¨¹rich, die ¨¹ber den zentralen E-Mail-Service der ID verschickt oder empfangen werden, jeweils nach 30 Tagen vom E-Mail-Server in ein Mailarchiv kopiert. Dort werden sie ¨C gem?ss Gesetzesvorgabe ¨C f¨¹r mindestens zehn Jahre aufbewahrt und sind f¨¹r den jeweiligen User auch dann noch abrufbar, wenn sie aus dem E-Mail-Konto bereits gel?scht wurden. Nutzende k?nnen ihre E-Mails in diesem Archiv also nach wie vor einsehen, jedoch nicht mehr ver?ndern oder aus dem Archiv l?schen.

Nun stehen f¨¹r alle Nutzenden des zentralen E-Mail-Services der ID ab dem 5. Mai 2022 ?nderungen bei dieser E-Mail-Archivierung an. User von dezentral erbrachten E-Mail-Services sind von diesen ?nderungen nicht betroffen.

Was ?ndert sich?

Folgende ?nderungen werden in den kommenden Monaten bei der E-Mail-Archivierung vorgenommen:

E-Mails werden neu erst nach 60 Tagen archiviert

Bislang wurden alle ein- und ausgehenden E-Mails sowie Kalendereintr?ge (samt Anh?ngen) nach 30 Tagen automatisch vom Server ins Mailarchiv kopiert. Neu ist dies erst nach 60 Tagen der Fall.

Von dieser Speicherung ins Mailarchiv ausgenommen sind E-Mails, die nicht ¨¹ber den Mailserver der ID, sondern ¨¹ber einen dezentralen Mailserver verschickt oder empfangen werden. Dies ist zum Beispiel in den ±Ø²©¹ÙÍø,±Ø²©ÌåÓýn D-PHYS und teilweise im D-ITET der Fall.

Geplante Umsetzung: 5. Mai 2022

E-Mails werden nach zehn Jahren automatisch gel?scht

Bisher wurden E-Mails, die sich im Mailarchiv befinden, nie daraus gel?scht. Um dem ?Recht auf Vergessen? gerecht zu werden, werden neu alle E-Mails, die vor ¨¹ber zehn Jahren verschickt oder empfangen wurden, automatisch aus dem Mailarchiv gel?scht. E-Mails, die vor weniger als zehn Jahren verschickt/versendet wurden, bleiben jedoch darin gespeichert.

Bitte beachten Sie: Das L?schen dieser E-Mails ist unwiderruflich. E-Mails, die in diesem Prozess gel?scht wurden, k?nnen nicht wiederhergestellt werden.

Wichtig: Wenn Sie nicht m?chten, dass Ihre E-Mails aus dem Mailarchiv gel?scht werden, k?nnen Sie diesen Prozess per sofort aussetzen. Ihre E-Mails bleiben dann bis zu Ihrem Austritt aus der ETH Z¨¹rich im Mailarchiv gespeichert, auch wenn die E-Mails ?lter als zehn Jahre sind. ?ber den IT Shop k?nnen Sie sich vom L?schprozess abmelden. Hier gibt's eine Anleitung daf¨¹r.

Start des L?schprozesses: ab Oktober 2022

Bitte beachten Sie: E-Mails, die sich in Ihrem pers?nlichen Outlook-E-Mail-Konto befinden, sind von diesem L?schprozess nicht betroffen. Wenn Sie diese E-Mails nicht selbst manuell l?schen, bleiben sie auch ¨¹ber zehn Jahre lang in Ihrem Outlook-Konto.

Spezifische Regelung f¨¹r E-Mails von/an Studierende/n

Eine Sonderregelung betrifft die E-Mails in Mailboxen von ETH-Studierenden: Diese werden seit September 2018 nicht mehr in das Mailarchiv gespeichert. Der Grund daf¨¹r ist, dass diese Kommunikationen nicht als gesch?ftsrelevant gelten.

Neu werden jene Studierenden-E-Mails, die vor September 2018 verschickt/empfangen wurden und sich somit noch im Mailarchiv befinden, daraus gel?scht, sofern diese Personen nicht gleichzeitig Mitarbeitende waren (z.B. Doktorierende).

Geplante Umsetzung: ab Mai 2022

Zugriff aufs Mailarchiv

Eine wichtige Neuerung, die bereits in Kraft ist, betrifft die Art und Weise, wie User auf das Mailarchiv zugreifen k?nnen: Bis vor Kurzem war ein solcher Zugriff direkt im Internet m?glich. Seit 1. November 2021 gibt es hier jedoch eine zus?tzliche Sicherheitsschranke: F¨¹r den Zugriff braucht es nun eine vorg?ngige, einmalige Registrierung ¨¹ber den ID Service Desk. Zudem ist der Zugang nur noch aus dem ETH-Netzwerk (VPN) m?glich.

Mehr Informationen finden Sie auf der Projekt-Website.

Neuer Ordner f¨¹r private E-Mails

Grunds?tzlich ist es erlaubt, private E-Mails ¨¹ber das ETH-E-Mail-Konto zu verschicken oder zu empfangen. Jedoch werden aktuell auch diese privaten E-Mails ins Mailarchiv kopiert. Die ETH Z¨¹rich empfiehlt daher, das gesch?ftliche E-Mail-Konto nicht f¨¹r private Zwecke zu nutzen. Informationen zur Nutzung des E-Mail-/Mailbox-Services finden Sie in der Service Dokumentation.

Um Ihnen jedoch die M?glichkeit zu geben, private E-Mails zu verschicken und zu empfangen, ohne dass diese ins Mailarchiv gespeichert werden, wird neu innerhalb des E-Mail-Programms ein ?private-do-not-archive?-Ordner bereitgestellt. Das bedeutet: E-Mails, die Sie in diesen Ordner verschieben, werden nicht ins Mailarchiv ¨¹bernommen. Bitte beachten Sie dabei, dass dieser Ordner ausschliesslich f¨¹r private Kommunikation vorgesehen ist, nicht f¨¹r die Ablage von gesch?ftlichen E-Mails.

Geplante Umsetzung: Ab Anfang Mai 2022. Sie werden per E-Mail informiert, wenn dieser Ordner bei Ihnen erstellt wird.

Was bedeutet das nun konkret f¨¹r Sie?

Kurz zusammengefasst: In den folgenden Monaten stehen insbesondere zwei ?nderungen an, die f¨¹r Sie wichtig sind:

• Einrichten des ?private-do-not-archive?-Ordners im E-Mail-Konto: Wann dieser Ordner bei Ihnen eingerichtet wird, erfahren Sie durch die ID per E-Mail. Der Ordner wird automatisch eingerichtet ¨C Sie brauchen nichts weiter zu tun. Achtung: Bitte l?schen Sie diesen Ordner nicht. Die Funktionalit?t kann nicht wiederhergestellt werden, indem Sie den Ordner einfach wieder erstellen. Dazu ist ein Ticket beim ID-ServiceDesk notwendig.
• L?schen ¨¹ber zehnj?hriger E-Mails im Mailarchiv ab Oktober 2022: Falls Sie nicht m?chten, dass ab Oktober all jene E-Mails im Mailarchiv gel?scht werden, die Sie vor ¨¹ber zehn Jahren verschickt oder erhalten haben, k?nnen Sie sich bis Ende September ¨¹ber den IT Shop von diesem Prozess abmelden.
• Sie sind mit dem L?schen Ihrer ¨¹ber zehnj?hrigen E-Mails im Mailarchiv einverstanden? Dann brauchen Sie nichts weiter zu tun. Bitte beachten Sie jedoch: Das L?schen dieser E-Mails im Mailarchiv ist unwiderruflich. E-Mails, die in diesem Prozess gel?scht wurden, k?nnen nicht wiederhergestellt werden.

Hintergr¨¹nde der ?nderungen

Diese geschilderten Anpassungen im Archivierungsprozess sind aus folgenden Gr¨¹nden notwendig:

• Gesetzliche Aufbewahrungszeit ¨¹berschritten: Gem?ss OR m¨¹ssen gesch?ftsrelevante Dokumente (und somit auch E-Mails) f¨¹r mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Da bislang an der ETH E-Mails, die sich im Mailarchiv befinden, daraus nie gel?scht wurden, ¨¹berschreitet diese Aufbewahrungszeit l?ngst die gesetzlichen Vorgaben.
• ?Recht auf Vergessen?: Um dem Datenschutz und dem ?Recht auf Vergessen? Rechnung zu tragen, ist es ¨¹blich, E-Mails nach Ablauf einer zehnj?hrigen Aufbewahrungspflicht zu l?schen. Ausser, andere Gr¨¹nde (z.B. Anforderungen des externe Seite Bundesgesetzes ¨¹ber die Archivierung) verlangen eine l?ngere Speicherung. Dies betrifft jedoch nur einen kleinen Teil aller an der ETH verschickten und empfangenen E-Mails (z.B. E-Mails von Schulleitungsmitgliedern). F¨¹r alle anderen ETH-Angeh?rigen gibt es keinen gesetzlichen Grund, E-Mails l?nger als zehn Jahre aufzubewahren.
• IT-Sicherheit verbessern: Um das Mailarchiv und die darin enthaltenen E-Mails besser zu sichern, wurde die Art und Weise, wie ETH-Angeh?rige darauf zugreifen k?nnen, leicht angepasst.

Fragen? Anregungen?

Auf der Projekt-Website und in den FAQs finden Sie die wichtigsten Informationen rund um die E-Mail-Archivierung. Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an den ID Service Desk.