Vom Umgang mit geschäftlichen/privaten E-Mails
Haben Sie gewusst, dass auch E-Mails zu den gesch?ftsrelevanten Unterlagen geh?ren – und entsprechend abgelegt werden müssen? Wie man dies am besten umsetzt, ist Inhalt des Records Managements. Tipps dazu gibt’s in diesem Artikel – wie auch wichtige Hinweise zum Umgang mit privaten E-Mails.
Bei der Art und Weise, wie E-Mails an der ETH Zürich archiviert werden, gibt es in diesem Jahr wichtige ?nderungen: So werden z.B. neu E-?Mails, die sich seit über zehn Jahren im Mailarchiv (https://mailarchive.ethz.ch) befinden, automatisch gel?scht – es sei denn, man meldet sich von diesem L?schprozess ausdrücklich ab (mehr dazu in diesem Artikel).
Ebenfalls neu steht den Nutzer:innen einer Outlook-Mailbox seit Mai 2022 ein ?private-do-not-archive?-Ordner zur Verfügung. Private E-?Mails, die Sie in diesen Ordner verschieben, werden nicht ins Mailarchiv übernommen.
?nderungen in der E-Mail-Archivierung
Einen ?berblick, was sich bei der E-Mail-Archivierung ?ndert und Informationen, wie Sie das L?schen Ihrer E-Mails nach zehn Jahren verhindern, finden Sie hier.
Doch: Darf ich über mein ETH-E-Mail-Konto überhaupt private Nachrichten verschicken und empfangen? Und wie sieht’s mit gesch?ftlichen E-Mails aus? Wann sollten diese zentral abgelegt werden, damit andere ETH-Angeh?rige (z.B. Team-Kolleg:innen) ebenfalls darauf Zugriff haben – und welche Rolle spielt dabei das ?Dossierprinzip??
Private Kommunikation via E-Mail
Grunds?tzlich dürfen Sie Ihre ETH-Mailbox für den Versand bzw. den Empfang von privaten E-Mails nutzen. Da die E-Mail-Infrastruktur der ETH jedoch hierfür nicht ausgelegt ist und die ETH-Mailbox für die gesch?ftliche Kommunikation vorgesehen ist, empfehlen wir, für die private Korrespondenz auf g?ngige E-Mailprogramme anderer Anbieter (z.B. GMX, Gmail, Protonmail) zurückzugreifen.
Gesch?ftliche E-Mails zentral ablegen?
Alle Mitarbeitenden der ETH Zürich sind verpflichtet, ihre Gesch?fte und die dazu geh?rigen Dokumente ordnungsgem?ss zu führen und abzulegen (vgl. dazu Weisung über die Archivierung von Dokumenten der ETH Zürich sowie Compliance Guide). Doch was bedeutet dies für die gesch?ftlichen E-Mails?
Auch E-Mails geh?ren zu den gesch?ftsrelevanten Unterlagen, und müssen entsprechend abgelegt werden. Hier kommt das Records Management – auf Deutsch: die Aktenführung – ins Spiel, also die systematische Verwaltung (Management) von Gesch?ftsunterlagen (Records) in einer Dokumentenablage.
Ziele des Record Managements sind:
- die Gesch?ftsunterlagen in der Dokumentenablage schnell und zuverl?ssig zu finden.
- neuen Mitarbeitenden und Stellvertreter:innen die Arbeit zu erleichtern.
- Gesch?ftsprozesse und Arbeitsschritte nachvollziehbar und transparent zu machen.
- wichtige Dokumente zu identifizieren und zu archivieren.
- die Zusammenarbeit innerhalb und zwischen den 必博官网,必博体育n zu f?rdern
- gesetzliche Vorschriften einzuhalten.
Das Dossierprinzip
Basis des Records Managements bildet das Dossierprinzip: Dies bedeutet, dass alle Dokumente, die zu einem Gesch?ft geh?ren, zusammen in einem Dossier abgelegt werden:
In ein solches Dossier geh?ren alle Unterlagen, die für ein Gesch?ft oder eine Aufgabe relevant sind – unabh?ngig vom Dokumententyp (z.B. E-Mail, Protokolle, Aktennotiz, ?bersichtstabelle) oder dem Dateiformat (z.B. PDF, Word, PowerPoint, Excel).
Doch was gilt als ?gesch?ftsrelevant?? Hier lautet die Grundregel: Gesch?ftsrelevant sind alle Dokumente, die eine Stellvertretung ben?tigt (z.B. bei Ferien oder Ausfall eines Mitarbeiters/einer Mitarbeiterin), um Auskunft über ein Gesch?ft zu geben oder das Gesch?ft selbstst?ndig weiterzuführen. Da die E-Mail-Accounts an der ETH Zürich in der Regel pers?nliche E-Mail-Konten sind, müssen demnach auch gesch?ftliche E-Mails in einem Gesch?ftsdossier abgelegt werden. Denn Stellvertretende oder neue Mitarbeitende haben nur Zugriff auf E-Mails, die aus einem pers?nlichen E-Mail-Account herauskopiert und zentral abgelegt wurden.
Am besten ist es, E-Mails als PDF abzuspeichern. Der Einfachheit halber k?nnen E-Mails aber auch per Drag & Drop aus dem Outlook in das Gesch?ftsdossier abgelegt werden. Die gesch?ftsrelevanten Attachments sollten getrennt im Gesch?ftsdossier abgespeichert werden.
Und noch ein Hinweis: Achten Sie darauf, Ihre Dateien korrekt und einheitlich zu benennen. Tipps dazu finden Sie in den Best Practices für Records Management.
Fragen?
- Bei Anliegen rund um das Thema Records Management steht Ihnen das Hochschularchiv gerne zur Verfügung – auch mit pers?nlicher Beratung.
- Informationen zur Ablage von Forschungsdaten (Research Data Management) bietet die Gruppe Forschungsdatenmanagement der ETH-Bibliothek.
- Bei Fragen zum Thema Archivierung von E-Mails besuchen Sie die Projektwebseite mit den FAQs oder wenden Sie sich an den ID Service Desk.
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