E-Mails neu in der Cloud

E-Mails, Kalendereintr?ge, Kontaktlisten ¨C all diese Dienste, die uns die Informatikdienste (ID) f¨¹r unsere t?gliche Arbeit zur Verf¨¹gung stellen, werden bisher auf der ?Microsoft Exchange 2016?-Plattform betrieben. Die darin enthaltenen Daten werden im ETH-eigenen Rechenzentrum gespeichert.

Nun ?ndert sich dies. Microsoft stellt die Entwicklung von ?Exchange 2016? ein und damit auch den Support. Bei der neuen L?sung ?Exchange Online? werden die Daten in der Cloud verarbeitet und gespeichert. Dies hat Auswirkungen auf die Nutzenden.

Vorteile der Migration

Zu den positiven Neuerungen von ?Exchange Online? geh?rt der erweiterte Speicherplatz f¨¹r das pers?nliche Postfach. ?Neu werden allen Mitarbeitenden 50 GB statt wie bisher standardm?ssig 5 GB zur Verf¨¹gung stehen?, sagt Rui Brandao, Leiter der Informatikdienste. Die Nachricht ?Ihr Speicherplatz ist voll?, welche die meisten ETH-Angeh?rigen kennen, die bereits l?nger an der Hochschule arbeiten, d¨¹rfte damit der Vergangenheit angeh?ren ¨C oder zumindest weniger oft erscheinen.

Auch die M?glichkeit, Outlook mit dem eigenen Mobiltelefon zu nutzen, wird bei vielen ETH-Angeh?rigen Gefallen finden. ?F¨¹r alle Outlook-Nutzenden werden damit das Erscheinungsbild und die Funktionalit?ten auf allen Endger?ten gleich aussehen ¨C auch auf Mac-Ger?ten?, erkl?rt Brandao. ?Ein wichtiger Vorteil ist zudem, dass die technischen Massnahmen zur Sicherung der Daten in der Cloud-L?sung wesentlich st?rker sind, als wenn sie an der ETH vor Ort gehostet werden?, betont der ID-Chef. Zumal sich auch die Microsoft-Server in der Schweiz befinden.

Neben diesen Vorteilen bringt die Migration in die Cloud allerdings auch eine ?nderung mit sich, die bei manchen ETH-Angeh?rigen auf weniger Begeisterung stossen k?nnte. Sie h?ngt mit der Aufbewahrungspflicht von E-Mails zusammen.

E-Mails werden automatisch aufbewahrt

Die ETH ist als Institution verpflichtet, gesch?ftsrelevante Informationen aufzubewahren. Dazu geh?ren auch E-Mails. Sowohl aus dem ETH-Account gesendete wie auch empfangene Nachrichten werden deshalb automatisch archiviert und nach zehn Jahren aus dem Archiv gel?scht (vgl. Intern aktuell vom 5. Mai 2022). Betroffen davon sind auch private E-Mails. Es sei denn, diese liegen im Ordner ?Private do not archive?. Diesen hatten die Informatikdienste eingerichtet, um Nutzer:innen die M?glichkeit zu geben, private E-Mails von einer Archivierung auszuschliessen. Bisher k?nnen private Nachrichten innerhalb von 60 Tagen nach dem Versand oder dem Empfang in diesen Ordner verschoben werden.

Nun ?ndert sich dies, denn mit ?Exchange Online? ist diese L?sung technisch nicht mehr umsetzbar. Neu werden daher alle E-Mails sofort nach dem Senden oder Empfangen f¨¹r zehn Jahre aufbewahrt ¨C unabh?ngig von ihrem Inhalt.

ETH-E-Mail-Konto nur noch gesch?ftlich nutzen

?K¨¹nftig wird es bei der Aufbewahrung von E-Mails also nicht mehr m?glich sein, zwischen gesch?ftlicher und privater Korrespondenz zu unterscheiden?, erkl?rt Brandao. Um eine rechtlich saubere Grundlage zu schaffen, hat die Schulleitung daher beschlossen, dass das E-Mail-Konto der ETH grunds?tzlich nur noch f¨¹r gesch?ftliche Zwecke genutzt werden darf. Nur wer auf www.adressen.ethz.ch (unter ?Personalien und Kommunikationsdaten? => ?Kommunikationsdaten?) die Einwilligung hinterlegt, dass die Hochschule private E-Mails wie gesch?ftliche behandelt und daher auch archiviert, darf das ETH-E-Mail-Konto weiterhin f¨¹r private Zwecke nutzen. ?In Massen?, betont Rui Brandao. ?Zum Beispiel, um kleine Dinge des t?glichen Lebens zu erledigen, wie eine E-Mail an das Reiseb¨¹ro zu schreiben, eine Bestellung aufzugeben oder sich mit jemandem zum Mittagessen zu verabreden.?

Von der Einwilligungspflicht ausgenommen ist eine Nutzung der ETH-E-Mail-Adresse bei spezifischen Verg¨¹nstigungen f¨¹r ETH-Angeh?rige, die sich auf die E-Mail-Adresse st¨¹tzen, so etwa bei einer Automiete oder bei Krankenkassen-Angeboten. Und auch wer private Termine in den gesch?ftlichen Outlook-Kalender eintr?gt, braucht daf¨¹r keine separate Einwilligung zu geben.

E-Mail-Konten anderer Anbieter nutzen

Einfacher hingegen ist es, gesch?ftliche und private E-Mails generell zu trennen, empfiehlt Brandao. Zugriffe auf E-Mail-Konten von privaten Anbietern sind an der ETH nicht gesperrt ¨C im Gegenteil:  ?Viele E-Mail-Clients k?nnen mehrere E-Mail-Konten verwalten, sodass auch das private Konto eingebunden werden kann.?

Das geschieht mit dem bisherigen E-Mail-Archiv

Das bisherige E-Mail-Archiv wird mit der Migration zu ?Exchange Online? eingefroren: Nutzende k?nnen weiterhin darauf zugreifen und ihre gespeicherten E-Mails lesen. Jedoch k?nnen keine neuen E-Mails darin archiviert werden. Wie bisher, werden nach zehn Jahren im Archiv gespeicherte E-Mails automatisch daraus gel?scht ¨C ausser, die Nutzenden haben diese Funktion selbst deaktiviert.

Dieser Prozess ?ndert sich nun bei ?Exchange Online?: ?Neu bleiben alle E-Mails im E-Mail-Konto der Nutzenden unbeschr?nkt gespeichert, sofern die Nutzenden die E-Mails nicht selbst l?schen und solange sie an der ETH t?tig sind?, erkl?rt Rui Brandao. ?L?scht eine Nutzerin oder ein Nutzer jedoch Nachrichten aus dem E-Mail-Konto, sind diese lediglich darin nicht mehr sichtbar, werden aber dennoch f¨¹r zehn Jahre aufbewahrt. Nach Ablauf dieser Frist werden die E-Mails dann automatisch gel?scht. Damit wird sichergestellt, dass alle E-Mails mindestens zehn Jahre erhalten bleiben.?

Umstellung schrittweise

In den kommenden Wochen und Monaten werden die E-Mail-Konten schrittweise migriert. Die betroffenen ETH-Angeh?rigen werden jeweils direkt von den Informatikdiensten angeschrieben. Bei der Migration der Daten wird der Ordner ?Private do not archive? gel?scht ¨C sofern er zum Zeitpunkt der Migration leer ist. Befinden sich noch E-Mails in dem Ordner, wird dieser in ?Personal emails? umbenannt. Die darin enthaltenen E-Mails werden ebenfalls f¨¹r zehn Jahre aufbewahrt. ?Wer also nicht m?chte, dass diese privaten E-Mails archiviert werden, l?scht sie vor dem pers?nlichen Migrations-Termin aus dem Postfach?, betont Brandao.