FAQ

Die Verantwortung f¨¹r die Durchf¨¹hrung des Gespr?chs liegt bei der vorgesetzten Person. Das Gespr?ch kann und soll aber auch von Mitarbeitenden eingefordert werden, wo es in der Hektik des Alltags oder aus anderen Gr¨¹nden allenfalls vergessen geht.

Die externe Seite PVO-ETH, Art. 7 sieht f¨¹r alle Mitarbeiter:innen in technisch-administrativen und wissenschaftlichen Funktionen einmal j?hrlich ein Personal- und F?rdergespr?ch vor.

Das Gespr?chsformat ?Dialog? steht ab 2024 Mitarbeitenden in technischen und administrativen Funktionen sowie Senior Scientists, wissenschaftlichen Mitarbeitenden, Oberassistierenden und Postdoktorierenden zur Verf¨¹gung.

F¨¹r das Gespr?ch mit Doktorierenden und Professor:innen gelten weiterhin separate Bestimmungen und Vorlagen:

• Doktorierende: Fortschrittsbericht und Standortgespr?ch (±Ø²©¹ÙÍø,±Ø²©ÌåÓý)
• Professor:innen: Leadership Feedback Process

Es gibt keine zwingende Vorgabe zum Zeitpunkt. Wichtig ist, dass mindestens ein Gespr?ch pro Jahr stattfindet. Im Normalfall finden die Gespr?che in der Zeit von August bis Mitte Oktober statt. VPPL sendet in dieser Zeit eine entsprechende Erinnerung an alle vorgesetzten Personen.

Mit Mitarbeitenden im Lohnsystem ETH-Bereich*, die an der j?hrlichen Lohnrunde teilnehmen, sollten die Gespr?ch optimalerweise vor Mitte Oktober stattfinden, da F¨¹hrungskr?fte im Lohnrundentool bis Mitte Oktober eine Information bzw. ein Kommentar zur Leistung und/oder dem Verhalten erfassen. F¨¹r alle anderen ist diese Frist nicht relevant.

*Technisch-administrative Mitarbeitende, Senior Scientist, Oberassistierende (exkl. Professor:innen, Postdocs, Stundenl?hner:innen, Praktikant:innen, Lernende)

Es findet keine zentrale Kontrolle ¨¹ber die Durchf¨¹hrung der Gespr?che statt. Wir vertrauen auf das Verantwortungsbewusstsein der vorgesetzten Personen in ihrer Rolle als F¨¹hrungskr?fte und weisen darauf hin, dass alle Mitarbeitenden laut PVO-ETH Anrecht auf ein ?Personal- und F?rdergespr?ch? haben. In der Mitarbeitenden-Befragung 2021 best?tigen 92% der technisch-administrativen Mitarbeitenden, dass mit ihnen ein Jahresgespr?ch gef¨¹hrt worden ist. Die Zufriedenheit damit ist gut, da das Feedback als angemessen gesch?tzt wird, konkrete Ziele vereinbart wurden und das Gespr?ch im Sinne eines Entwicklungsgespr?chs gef¨¹hrt wurde.

Die Aufbewahrung der Gespr?chsformulare und der Zugriff darauf bleibt unver?ndert. Es gibt unterschiedliche Handhabungen in den verschiedenen Bereichen. Wir empfehlen die Ablage im Personaldossier in SAP.  

Unter ethz.ch/dialog stehen verschiedene Hilfsmittel zur Verf¨¹gung. Die Gespr?chsf¨¹hrung kann in Kursen f¨¹r Mitarbeitende und Vorgesetzte trainiert werden. Aktuelle Daten finden Sie hier:

• F¨¹r Vorgesetzte: Auf den Punkt kommen - Klare Kommunikation in Personalgespr?chen (Online)
• F¨¹r Mitarbeitende: Zielf¨¹hrende Gespr?che mit Vorgesetzten (Online)

?ber die letzten Jahre hat sich die Arbeitskultur erheblich ver?ndert. Dies wirkt sich auch auf das Format der Personalgespr?che aus: Mitarbeitende und vorgesetzte Personen w¨¹nschen sich einen wertsch?tzenderen Austausch auf Augenh?he, der die Zukunft, die pers?nliche Entwicklung und die Zusammenarbeit ins Zentrum r¨¹ckt. F¨¹r viele wirken vor allem die Ratings, welche beim bisherigen Personalgespr?ch einzeln f¨¹r jedes Ziel und jede Aufgabe eingetragen werden mussten, ¨¹berholt.

Das neue Gespr?chsformat ?Dialog? tr?gt dieser Entwicklung Rechnung. Ein Ziel des Dialogs ist, dass er f¨¹r jede und jeden Sinn macht und Orientierung gibt. Beide Seiten sollen ihre Anliegen, W¨¹nsche und Ideen offen ?ussern k?nnen, wodurch das Vertrauen gest?rkt wird, und neue Impulse und L?sungsans?tze entstehen.

Bei der Entwicklung des Formats hat sich die ETH an den Erfahrungen von vorgesetzten Personen und Mitarbeitenden der ETH wie auch best practices anderer Hochschulen, Organisationen oder Unternehmen orientiert. Im Rahmen eines Piloten wurde das neue Format 2023 getestet und evaluiert.

Das Dialog-Formular enth?lt vier Bereiche:

• Standortbestimmung mit R¨¹ckblick, Fazit durch die vorgesetzte Person und Ausblick
• Pers?nliche Entwicklung mit Diskussion ¨¹ber Potenzial
• Austausch ¨¹ber die Zusammenarbeit mit Blick nach vorne, wobei die Sicht der:des Mitarbeitenden im Zentrum steht
• Abschluss, der einen freiwilligen abschliessenden Kommentar erm?glicht.

Ziele, die im bisherigen Formular festgehalten wurden, k?nnen im Abschnitt ?R¨¹ckblick? eingef¨¹gt und kommentiert werden. Als zus?tzliches Hilfsmittel steht Ihnen unter ethz.ch/dialog zudem ein Zusatzblatt f¨¹r die Zielvereinbarung zur Verf¨¹gung.  

Notizen zu Zielen, Aufgaben und Projekten werden im Gespr?chsformular unter ?Ausblick? festgehalten werden. Es steht optional ein Beiblatt zur Verf¨¹gung, das f¨¹r die Strukturierung verwendet werden darf. Falls mit anderen Tools gearbeitet wird, z.B. Planner, separate Aufgaben- oder Projektlisten, ist das auch in Ordnung.

In einer sich rasch wandelnden Zeit ist es sinnvoll, dass vorgesetzte Personen mit den Mitarbeitenden Ziele, Aufgaben und Projekte auch unterj?hrig besprechen und n?tigenfalls anpassen.

Mit dem Ankreuzen der Felder best?tigen Sie wie auch die vorgesetzte Person, dass das Gespr?ch stattgefunden hat.

Falls es zu Unstimmigkeiten bzgl. Leistung oder Verhalten kommt, ist eine separate und formellere Vereinbarung ¨¹ber Erwartungen/Ziele n?tig, welche unterzeichnet werden muss ¨C siehe Download Leitfaden_Ziel_und_Beurteilungsprozess (PDF, 85 KB).

Es gibt verschiedene M?glichkeiten, Wertsch?tzung zum Ausdruck zu bringen: ?

• Dank oder Lob f¨¹r eine bestimmte Aufgabe, ein Projekt oder ein erreichtes Ziel aussprechen und schreiben, im Teamverbund oder pers?nlich.
• Sich Zeit nehmen und das Gespr?ch sorgf?ltig vorbereiteten und motivierend durchf¨¹hren?
• Sp¨¹rbar machen: Ich h?re dich / ich sehe dich / ich nehme dich wahr? (Empathie/Verst?ndnis zeigen)

Grunds?tzlich sollte ein Austausch zwischen Mitarbeitenden und Vorgesetzten regelm?ssig stattfinden. Probleme sollten nicht auf die lange Bank geschoben werden, sondern so rasch wie m?glich angesprochen und eine L?sung gemeinsam gesucht und angestrebt werden. Mitarbeitende und vorgesetzte Personen sollten nicht erst im j?hrlichen Gespr?ch R¨¹ckmeldung ¨¹ber Gegebenheiten erhalten, die Wochen oder gar Monate zur¨¹ckliegen. Wenn Leistung oder Verhalten nicht stimmen, soll ein zeitnahes Gespr?ch erfolgen, die Situation soll klar und konkret angesprochen werden, es sollen Ziele und eine Frist besprochen und schriftlich dokumentiert werden.

Solche Diskussionen erfordern eine gute Vorbereitung, wie z.B. die Folgende:

• M?glichst konkrete und nachvollziehbare Situationen/Beispiele geben? (Ich-Form verwenden)
• Im Ausblick Ziele/W¨¹nsche formulieren? und diese in der n?chsten Periode konsequent im Auge behalten/thematisieren?
• Bei ungen¨¹gender Leistung und/oder Verhalten und wenn keine Besserung absehbar ist, eine separate Vereinbarung ¨¹ber Erwartungen/Ziele machen sowie HR Partner:innen informieren.  

Die ETH bietet zudem den Kurs ?Auf den Punkt kommen? f¨¹r vorgesetzte Personen an, indem das F¨¹hren von anspruchsvollen Gespr?chen trainiert werden kann. Aktuelle Durchf¨¹hrungsdaten finden Sie hier: Daten.

F¨¹r Mitarbeitende, die im ETH-Lohnsystem angestellt sind, d.h. f¨¹r Mitarbeitende in Technik, Administration, IT und in Laboren sowie f¨¹r Senior Scientists, Oberassistierende und leitende wissenschaftliche Mitarbeitende ¨C wird das bisherige Buchstaben-Rating (zum Beispiel A oder A+) durch ein Fazit und die Annahme ersetzt, dass alle Mitarbeitenden grunds?tzlich gute bis sehr gute Leistungen erbringen.

Diese Annahme gilt auch f¨¹r die individuelle Lohnentwicklung. Zudem k?nnen Hinweise Ihrer vorgesetzten Person zu Ihren Leistungen und Ihrem Verhalten ber¨¹cksichtigt werden, dies neben weiteren Faktoren, wie die aktuelle Lages Ihres Jahressal?rs im Lohnband, die Erfahrungsjahre, der Team- und/oder Funktionsvergleich sowie die verf¨¹gbaren Mittel in der Lohnrunde.

Weitere Informationen zum Lohnsystem ETH-Bereich ab August 2024 und in den nachfolgenden Monaten sowie in der Informationsveranstaltung vom 5.9.2024 siehe Staffnet.

Hinweis: Fix-, Pauschal- oder Stundenl?hne fallen nicht unter die j?hrliche Lohnrunde.

F¨¹r die Lohnrunde und die individuelle Lohnentwicklung wird ETH-weit ab 2024 das bisherige Buchstaben-Rating mit der Annahme ersetzt, dass alle Mitarbeitenden grunds?tzlich gute bis sehr gute Leistungen erbringen. Die pers?nliche Leistung und das Verhalten der Mitarbeitenden k?nnen dabei weiterhin einbezogen werden, neben weiteren Faktoren, wie die aktuelle Lages Ihres Jahressal?rs im Lohnband, die Erfahrungsjahre, der Team- und/oder Funktionsvergleich sowie die verf¨¹gbaren Mittel in der Lohnrunde. 

In Verbindung zum Lohnrundentool sind ab 2024 folgende Schritte erforderlich:

• Anstelle des Buchstaben-Ratings (z.B. A, A+) ziehen vorgesetzte Personen (VG) neu im ?Dialog? ein Fazit: Entweder ?Wir sind auf dem richtigen Weg ¡­? (Eingabe mit ?1?), oder ?Wir sind nicht immer auf dem richtigen Weg ¡­? (Eingabe mit ?2?). Die Bedeutung der beiden Fazite wird im Download Leitfaden zum ?Dialog? (PDF, 956 KB) erkl?rt.
• Dieses Fazit (?1? oder ?2?) wird durch F¨¹hrungskr?fte (FK) im Lohnrundentool als Information erfasst und dient als Indikatoren f¨¹r manuellen Anpassungen der Vorschl?ge des Tools f¨¹r die individuellen Lohnerh?hungen. Die ?1? oder ?2? ist ohne Einfluss auf die Berechnung des Lohnrundentools. Die Berechnung richtet sich f¨¹r alle Mitarbeitenden an einer guten bis sehr guten Leistung aus.
• Um die individuelle Leistung der Mitarbeitenden f¨¹r die Lohnentwicklung einzubeziehen, empfehlen wir den Austausch zwischen Lohnrundenverantwortlichen (LRV), HR Partner:innen, VG und FK. Dazu k?nnen k?nnen im Lohnrundentool Kommentare eingegeben werden.
• Abschliessend werden Lohnentwicklungen durch die LRVs bis Ende November festgelegt. Dies in Zusammenarbeit mit HR Partner:innen und unter Ber¨¹cksichtigung der Vorschl?ge im Lohnrundentool, den Kommentaren sowie zus?tzlichen Informationen von VG und FK.
• Der Zeitplan der Lohnrunde wird ab dem Jahr 2024 um ca. zwei Wochen vorverschoben und startet f¨¹r die FK bereits Anfang Oktober 2024. Dies, um mehr Zeit f¨¹r den Austausch zwischen VG, FK, LRV und HR Partner:innen im November zu gewinnen.